Sauf s’il s’agit des sociétés visées à l’article 3:1, § 3, 1°, 2° ou 3°, ou des entités d’intérêt public visées à l’article 1:12, 5°, la présente sous-section n’est pas applicable:
1° aux petites sociétés qui ont adopté la forme d’une société en nom collectif ou d’une société en commandite;
2° aux sociétés en nom collectif, aux sociétés en commandite et aux groupements européens d’intérêt economique dont tous les associés à responsabilité illimitée sont des personnes physiques.
Les comptes annuels sont déposés par l’organe d’administration à la Banque nationale de Belgique.
Ce dépôt a lieu dans les trente jours de leur approbation et au plus tard sept mois après la date de clôture de l’exercice.
Si les comptes annuels n’ont pas été déposés conformément à l’alinéa 2, le dommage subi par les tiers est, sauf preuve contraire, présumé résulter de cette omission.
Les petites sociétés non cotées, les petites sociétés qui ne sont pas des entités d’intérêt public visées à l’article 1:12, 2°, et les microsociétés ont la faculté de publier leurs comptes annuels établis, en vertu de l’article 3:2, alinéa 1er, ou en vertu de l’article 3:3, alinéa 1er, respectivement, selon un schéma abrégé ou un microschéma, dans ce schéma abrégé ou ce microschéma.
§ 1er. Dans les trente jours après l’approbation des comptes annuels et au plus tard sept mois après la date de clôture de l’exercice, sont déposés par l’organe d’administration auprès de la Banque nationale de Belgique:
1° un document contenant les renseignements suivants: les nom, prénom, profession et domicile des membres de l’organe d’administration, selon le cas, et du commissaire en fonction. Si les comptes annuels ont été vérifiés et/ou corrigés par un expert-comptable certifié ou un réviseur d’entreprises, doivent également être mentionnés les nom, prénom, profession, l’adresse professionnelle de l’expert-comptable certifié ou du réviseur d’entreprises et leur numéro de membre auprès de leur institut. L’organe d’administration mentionne, le cas échéant, qu’aucune mission de vérification ou de redressement n’a été confiée à un expert-comptable certifié ou à un réviseur d’entreprises;
2° un tableau indiquant l’affectation du résultat, si cette affectation ne résulte pas des comptes annuels;
3° un document mentionnant, selon le cas, la date du dépôt de l’expédition de l’acte constitutif authentique ou du double de l’acte constitutif sous signature privée, ou la date du dépôt du texte intégral des statuts dans une rédaction mise à jour;
4° le rapport du commissaire établi conformément à l’article 3:74 et le cas échéant, le rapport d'assurance sur l'information en matière de durabilité;
5° un document indiquant, sauf si ces renseignements font déjà l’objet d’une mention distincte dans les comptes annuels:
a) le montant, à la date de clôture de ceux-ci, des dettes ou de la partie des dettes garanties par les pouvoirs publics belges;
b) le montant, à cette même date, des dettes exigibles, que des délais de paiement aient ou non été obtenus, envers des administrations fiscales et envers l’Office national de sécurité sociale;
c) le montant afférent à l’exercice clôturé, des subsides en capitaux ou en intérêts payés ou alloués par des pouvoirs ou institutions publics;
6° le cas échéant, un document comprenant les indications du rapport de gestion prévues par l’article 3:6. Toute personne s’adressant au siège de la société peut prendre connaissance du rapport de gestion et en obtenir gratuitement, même par correspondance, copie intégrale. Cette obligation n’est pas applicable aux petites sociétés non cotées ou les petites sociétés qui ne sont pas des entités d’intérêt public visées à l’article 1:12, 2°, sauf s'il s'agit des sociétés visées à l'article 3:1, § 3, 1°, 2° ou 3°, ou des entités d'intérêt public visées à l'article 1:12, 5°;
7° une liste des entreprises dans lesquelles la société détient une participation telle que définie à l’article 1:22. Pour chacune de ces entreprises les données suivantes sont mentionnées:
a) la dénomination, le siège et s’il s’agit d’une entreprise de droit belge, le numéro d’entreprise qui lui a été attribué par la Banque- Carrefour des Entreprises;
b) le nombre des droits sociaux détenus directement par la société et le pourcentage que cette détention représente, ainsi que le pourcentage de droits sociaux détenus par les filiales de la société;
c) le montant des capitaux propres et le résultat net du dernier exercice dont les comptes annuels sont disponibles.
Le nombre et le pourcentage des droits sociaux détenus sont, le cas échéant, mentionnés par catégorie de droits sociaux émis. Les mêmes informations sont données en ce qui concerne les droits de conversion et de souscription détenus directement ou indirectement.
Les montants des capitaux propres et du résultat net au cours du dernier exercice pour lequel les comptes annuels sont disponibles peuvent être omis, si l’entreprise concernée n’est pas tenue de publier ces données; cette exception n’est toutefois pas applicable aux filiales.
Les montants des capitaux propres et du résultat net des entreprises étrangères sont libellés en monnaie étrangère. Cette monnaie est mentionnée.
La liste susvisée est complétée, le cas échéant, par un aperçu des entreprises dans lesquelles la société assume une responsabilité illimitée en qualité d’associé ou membre à responsabilité illimitée.
Pour chacune des entreprises dans lesquelles la société assume une responsabilité illimitée, les données suivantes sont fournies: la dénomination, le siège, la forme légale et, s’il s’agit d’une entreprise de droit belge, le numéro d’entreprise qui leur a été attribué par la Banque- Carrefour des Entreprises.
Les comptes annuels de chacune des entreprises dans lesquelles la société assume une responsabilité illimitée sont ajoutés à cet aperçu et publiés en même temps. A condition que ceci soit mentionné dans cet aperçu, cette disposition n’est pas applicable lorsque les comptes annuels de cette entreprise elle-même sont publiés d’une façon qui correspond à l’article 3:10 ou lorsqu’ils sont effectivement publiés dans un autre État membre de l’Espace économique européen, conformément à l’article 16 de la directive 2017/1132/UE du Parlement européen et du Conseil du 14 juin 2017. Cette disposition n’est pas non plus applicable à la société simple;
8° le bilan social prescrit par la loi du 22 décembre 1995 portant des mesures visant à exécuter le plan pluriannuel pour l’emploi;
9° pour les sociétés dans lesquelles les pouvoirs publics ou une ou plusieurs personnes morales de droit public exercent un contrôle tel que défini à l’article 1:14: un rapport de rémunération donnant un aperçu, sur une base individuelle, du montant des rémunérations et autres avantages, tant en numéraire qu’en nature, accordés directement ou indirectement, pendant l’exercice social faisant l’objet du rapport de gestion, aux administrateurs non exécutifs ainsi qu’aux administrateurs exécutifs pour ce qui concerne leur mandat en tant que membre de l’organe d’administration, par la société ou une société qui fait partie du périmètre de consolidation de cette société;
10° tout autre document qui doit être déposé en même temps que les comptes annuels en vertu du présent code.
§ 2. Les informations qui sont déjà fournies de façon distincte dans les comptes annuels ne doivent pas être mentionnées dans un document à déposer conformément au présent article.
§ 3. Si les documents visés dans cet article n’ont pas été déposés conformément au paragraphe 1er, le dommage subi par les tiers est, sauf preuve contraire, présumé résulter de cette omission.
La déclaration d'informations relatives à l'impôt sur les revenus est établie par l'organe d'administration de la société concernée visée aux articles 3:8/1 et 3:8/2, et ensuite déposée auprès de la Banque nationale de Belgique dans un délai de douze mois à compter de la date de clôture de l'exercice pour lequel la déclaration est établie.
En même temps que le dépôt auprès de la Banque nationale de Belgique, l'organe d'administration de la société publie la déclaration d'informations relatives à l'impôt sur les revenus sur le site internet de la société. La déclaration est rendue accessible gratuitement et sans interruption pendant cinq ans sur le site internet.
La société est dispensée de la publication sur son site internet lorsque les conditions suivantes sont réunies:
1° le site internet contient une mention de la dispense;
2° le site internet contient une référence à la déclaration d'informations relatives à l'impôt sur les revenus qui est déposée et publiée auprès de la Banque nationale de Belgique.
Le Roi détermine les conditions et les modalités du dépôt des documents visés aux articles 3:10, et 3:12 ainsi que le montant et les modes de paiement des frais de publicité.
Il détermine les catégories de sociétés pouvant effectuer ce dépôt autrement que par la voie électronique.
Les sociétés qui publient leurs comptes annuels et, le cas échéant, leurs comptes consolidés par dépôt auprès de la Banque nationale de Belgique plus d'un mois après l'échéance du délai de sept mois suivant la clôture de l'exercice social, visé à l’article 3:10, alinéa 2, à l’article 3:20, § 1er, alinéa 2, à l’article 3:35, alinéa 2, ou à l’article 2:99, alinéa 2, contribuent aux frais exposés par les autorités fédérales de surveillance en vue de dépister et de contrôler les entreprises en difficultés.
Cette contribution s'élève à:
Les montants visés à l'alinéa 4 sont ramenés à respectivement 120, 180 et 360 euros pour les petites sociétés ou les microsociétés qui font usage de la faculté visée à l’article 3:11 de publier leurs comptes annuels selon un schéma abrégé ou un microschéma.
Cette contribution est prélevée par la Banque nationale de Belgique en même temps que les frais de publicité des comptes annuels ou consolidés concernés, pour le compte de l'autorité fédérale, suivant des modalités à déterminer par le Roi.
Les montants visés aux alinéas 4 et 5 sont automatiquement adaptés le 1er janvier de chaque année en fonction de l'évolution de l'indice des prix à la consommation du mois de novembre de l'année précédente, en arrondissant à l'euro supérieur. L'indice de départ de la formule d'indexation est l'indice du mois d'octobre 2018. Les montants adaptés sont publiés au Moniteur belge au plus tard le 15 décembre de chaque année.
En cas de force majeure, et au plus tard dans les dix-huit mois suivant la date de clôture de l'exercice social concerné, les sociétés peuvent introduire une demande de remboursement de la contribution aux frais exposés par les autorités fédérales de surveillance qui a été payée.
Le Roi fixe les modalités de cette demande de remboursement.
Le dépôt n’est accepté que si les dispositions arrêtées en exécution de l’article 3:13 sont respectées. Sauf avis contraire adressé à la société par la Banque nationale de Belgique dans les huit jours ouvrables qui suivent la date de réception des documents, le dépôt est considéré comme accepté à la date du dépôt.
Si les contrôles arithmétiques et logiques effectués par la Banque nationale de Belgique révèlent des erreurs dans les comptes annuels déposés, elle en informe la société et, le cas échéant, son commissaire.
S’il ressort de cette information que, de l’avis de la Banque nationale de Belgique, les comptes annuels déposés contiennent des erreurs substantielles, la société procède à un dépôt rectificatif dans un délai de deux mois à dater de l’envoi de la liste d’erreurs.
La Banque nationale de Belgique est chargée de délivrer copie, sous la forme déterminée par le Roi, à ceux qui leur en font la demande, des documents visés aux articles 3:10, 3:12, 3:12/1, 3:20/1 et 3:36/1, soit de tous ces documents, soit des documents relatifs à des sociétés nommément désignées et à des années déterminées.
Le Roi détermine le montant des frais à acquitter à la Banque nationale de Belgique pour l’obtention des copies visées à l’alinéa 1er.
Seules les copies délivrées par la Banque nationale de Belgique valent comme preuve des documents déposés. Les greffes des tribunaux de l’entreprise obtiennent sans frais et sans retard, de la Banque nationale de Belgique, copie de l’ensemble des documents visés aux articles 3:10, 3:12, 3:12/1, 3:20/1 et 3:36/1, sous la forme déterminée par le Roi.
Lorsque, en plus de la publicité prescrite par les articles 3:10 et 3:12, une société procède par d’autres voies à la diffusion intégrale de ses comptes annuels et du rapport de gestion, leur forme et leur contenu doivent être identiques à ceux des documents qui ont fait l’objet du rapport du commissaire. Ils doivent être accompagnés du texte de ce rapport. Si le commissaire a attesté les comptes annuels sans formuler de réserves, le texte de son rapport peut être remplacé par son attestation.
Sans préjudice de la publication prévue par les articles 3:10 et 3:12, les sociétés peuvent diffuser leurs comptes annuels dans une version abrégée, pour autant que celle-ci n’altère pas l’image du patrimoine, de la situation financière et des résultats de la société. Dans ce cas, il est fait mention qu’il s’agit d’une version abrégée et il est fait référence à la publication effectuée en vertu de la loi. Si les comptes annuels n’ont pas encore été déposés, il en est fait mention. Ni le rapport, ni l’attestation du commissaire ne peuvent accompagner ces comptes annuels abrégés. Il doit toutefois être précisé si une attestation sans réserve, une attestation avec réserve ou une opinion négative a été émise, ou si le commissaire s’est trouvé dans l’incapacité d’émettre une attestation. Il est, en outre, le cas échéant, précisé s’il y est fait référence à quelque question que ce soit sur laquelle le commissaire a attiré spécialement l’attention, qu’une réserve ait ou non été incluse dans l’attestation.
La Direction générale Statistique – Statistics Belgium du Service Public Fédéral Economie, P.M.E., Classes moyennes et Energie transmet sans frais à la Banque nationale de Belgique, sur demande de celle-ci, les comptes annuels et autres documents comptables dont la communication à l’Institut national de statistique serait imposée en exécution de la loi du 4 juillet 1962 autorisant le gouvernement à procéder à des investigations statistiques et autres sur la situation démographique, économique et sociale du pays.
La Banque nationale de Belgique est habilitée à établir et à publier, selon les modalités déterminées par le Roi, des statistiques globales et anonymes relatives à tout ou partie des éléments contenus dans les documents qui lui sont transmis en application de l’alinéa 1er et des articles 3:10 et 3:12.