§ 1er. Les actes, extraits d'actes, décisions et documents, dont la publication est requise aux Annexes du Moniteur belge, sont, sous réserve du dépôt électronique, déposés au greffe accompagnés d'une copie. Si un acte, extrait d'acte, décision ou document porte sur une opération qui doit faire l'objet d'une publication aux Annexes du Moniteur belge de la part de plusieurs personnes morales, il doit faire l'objet d'autant de dépôts accompagnés d'une copie qu'il y a de personnes morales concernées.
Les actes, décisions et documents qui doivent être publiés aux Annexes du Moniteur belge sous forme d'une mention sont déposés en un exemplaire.
Le texte des mentions est déposé en un exemplaire.
§ 2. Tout document de papier déposé doit remplir les conditions suivantes :
- être rédigé sur papier blanc ou ivoire de bonne qualité ;
- mesurer 297 millimètres en hauteur et 210 millimètres en largeur (Format A4) ;
- être couvert d'écriture uniquement au recto ;
- n'utiliser qu'une seule langue par pièce déposée ;
- être dactylographié, imprimé ou photocopié exclusivement en caractères noirs assurant un contraste net entre le texte et le papier et une parfaite lisibilité ;
- être signé selon le cas par le notaire instrumentant, par des personnes ayant pouvoir de représenter la personne morale à l'égard des tiers ou par le notaire ou le guichet d’entreprise mandaté par la personne morale, en mentionnant le nom et la qualité des signataires ;
- réserver une zone horizontale blanche d'au moins vingt millimètres en haut de chaque page.
La condition visée au 3° de l'alinéa précédent ne s'applique ni aux expéditions d'actes authentiques ni pour la mention du nom et la signature des signataires.
La condition visée au 6° de l'alinéa 1er ne s'applique pas au texte des mentions.
Sur tout document déposé sont mentionnés en tête :
- la dénomination de la personne morale telle qu'elle apparaît (en entier) dans les statuts ;
- la forme légale ;
- la désignation précise de l'adresse du siège (code postal, commune, rue, numéro, éventuellement numéro de boîte) ;
- le numéro d'entreprise ;
- l'objet précis de la publication, lorsque la pièce doit faire l'objet d'une publication.
Les dispositions du point 4° ne sont pas d'application aux actes et extraits d'actes de papier relatifs à la constitution de la personne morale.
§ 3. Les copies destinées au Moniteur belge, des actes, extraits d'actes, documents et décisions visés aux articles 2:8, §§ 1er et 2, 2:9, § 1er, 2:10, § 1er, 2:11, § 1er, 2:14 à 2:17, 2:33, 2:35, 2:47, § 2, 2:102, 2:103, 2:105, § 4, 2:136, 2:137, 2:138, § 4, 5:69, § 3, 7:82, § 4, 12:22 et 13:8 du Code des sociétés et des associations ainsi que le texte des mentions sont présentés sans correction ni rature.
Il doit être fait usage de la formulaire I dont le modèle figure à l’annexe 1er du présent arrêté et qui est tenue à la disposition des intéressés sur le site Internet du Moniteur belge ou sous forme imprimée au greffe des tribunaux de l’entreprise.
Le dépôt des actes, extraits d'actes, documents et décisions visés à l'alinéa 1er ne fait pas l'objet d'une mention publiée aux Annexes du Moniteur belge lorsque ces actes, extraits d'actes, documents et décisions sont eux-mêmes publiés aux Annexes du Moniteur belge.
Lorsque plusieurs documents dont le dépôt doit faire l'objet d'une publication par mention aux Annexes du Moniteur belge sont déposés simultanément, leur dépôt peut faire l'objet d'une seule mention indiquant l'objet précis de chacun d'eux.
La mention du dépôt au greffe de l'expédition ou du double ou de la copie des actes ou décisions visés aux articles 2:8, § 1er, 2:9, § 1er, 2:10, § 1er, et 2:11, § 1er, du Code des sociétés et des associations ainsi que des mandats authentiques ou privés, et des autres documents qui sont déposés en même temps que ces actes en vertu de ces mêmes dispositions et des articles 5:7, 5:9, 5:126, 5:130, 5:132, 5:133, 6:8, 6:10, 6:108, 6:110, 7:7, 7:12, 7:179, 7:191, 7:197, 7:198, 14:10, 14:25, 14:35 et 14:40 du même Code est apposée après la mention du nom et de la qualité des déposants au bas de l'extrait à publier aux Annexes du Moniteur belge.
§ 4. Le paragraphe 2, alinéa 1er, 1°, 2°, 3°, 4° et 7°, ne s'applique pas aux actes, extraits d'actes, documents et décisions visés à l'article 1:2, alinéa 1er, déposés par des personnes morales ayant leur siège à l'étranger, sauf dans la mesure où ces documents sont relatifs aux succursales de ces personnes morales.
§ 5. La rectification d'une erreur commise dans un acte, un extrait d'acte, une décision ou un document publiée aux Annexes du Moniteur belge est déposée et publiée conformément aux paragraphes qui précèdent.
La rectification d'une erreur commise dans un document dont le dépôt a été publié par mention aux Annexes du Moniteur belge s'opère par dépôt au greffe conformément aux paragraphes qui précèdent, d'une ou plusieurs pages rectifiées ou additionnelles, portant la mention "rectification", jointes à une page comportant les indications prévues au paragraphe 2, alinéa 4 et indiquant le document auquel la rectification se rapporte. Les pages rectifiées ou additionnelles sont portées au dossier.
Le dépôt de pages rectifiées ou additionnelles donne lieu à publication par extrait aux Annexes du Moniteur belge.