La Banque nationale de Belgique reçoit le dépôt des documents suivants :

• les comptes annuels et les autres pièces à déposer auprès d'elle en vertu des articles 3:10, 3:12, § 1er, 3:47, § 7 en 3:51, § 7 du Code des sociétés et des associations ou en vertu d'autres dispositions légales ou réglementaires ;
• les comptes consolidés et les autres pièces à déposer auprès d'elle en vertu des articles 3:35 et 3:36 du Code des sociétés et des associations ou en vertu d'autres dispositions légales ou réglementaires.

Un dépôt distinct des autres pièces visées à l’alinéa 1er n’est autorisé que si toutes ces pièces sont déposées en même temps et que les comptes annuels respectivement les comptes annuels consolidés ont été déposés préalablement.

§ 1er. Les comptes annuels ou consolidés déposés mentionnent :

1. la dénomination de la personne morale telle qu'elle apparaît dans les statuts à la date du dépôt ;
2. la forme légale à la date du dépôt. Le cas échéant, la mention « en liquidation » est ajoutée à la forme légale ;
3. l'indication précise du siège (rue, numéro, numéro de boîte éventuel, code postal, commune) à la date du dépôt ;
4. le numéro d'entreprise ;
5. le terme « registre des personnes morales » ou l'abréviation « RPM », suivi de l'indication du siège du tribunal de l’entreprise dans le ressort territorial duquel la personne morale a son siège ;
6. la date du début et la date de clôture de l'exercice auquel les comptes annuels ou les comptes consolidés sont afférents ;
7. dans les cas visés à l'article 3:67, § 2, l’unité monétaire (le cas échéant complétée de son multiple) dans laquelle les montants des comptes annuels sont exprimés ;
8. le cas échéant, la date à laquelle ils sont approvés par l’assemblée générale.

§ 2. Dans le cas des sociétés, les comptes annuels ou consolidés déposés contiennent également les informations complémentaires suivantes :

1. l'objet de la publication : comptes annuels ou comptes consolidés ;
2. dans le cas visé à l'article 3:64, alinéa 1er, si les montants des comptes consolidés sont exprimés en milliers ou en millions d'euros ;
3. dans les cas visés à l'article 3:65, alinéa 2, l'unité monétaire (le cas échéant complétée de son multiple) dans laquelle les montants des comptes annuels ou des comptes consolidés sont exprimés.

§ 3. Les comptes annuels ou les comptes consolidés et les autres pièces qui constituent l'objet d'un dépôt unique, doivent être établis dans une seule et même langue.

§ 4. Les personnes morales qui doivent établir leurs comptes annuels conformément aux schémas repris dans les annexes des titres 2 et 3 du présent livre, suivent pour le dépôt de leurs comptes annuels et du bilan social prescrit par la loi du 22 décembre 1995 portant des mesures visant à exécuter le plan pluriannuel pour l’emploi, un modèle de comptes annuels établi par la Banque nationale de Belgique et mis à disposition sur son site internet. Ce modèle de comptes annuels est adapté par la Banque nationale de Belgique aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, après avis de la Commission des Normes comptables. L'existence d'une nouvelle version est communiquée au Moniteur belge.

Le « Modèle complet de comptes  annuels » est suivi par les personnes morales visées au § 1er, à l'exception de :

1. celles qui font usage de la faculté visée à l'article 3:58, § 2, de suivre le « Modèle abrégé de comptes annuels »;
2. celles qui font usage de la faculté visée par l'article 3:58, § 3, de suivre le « Micromodèle de comptes annuels ».

Les mentions visées au premier alinéa du paragraphe 1er sont reprises dans la section prévue à cet effet du modèle de comptes annuels.

Les sections du modèle de comptes annuels qui sont sans objet ne sont pas déposées, auquel cas le numéro de ces sections sans objet est mentionné dans la section prévue à cet effet.

§ 5. La section en question du « Modèle complet de comptes annuels » est utilisée :

• par les personnes morales autres que celles visées au paragraphe 2, pour le dépôt de leurs comptes annuels et des autres pièces à déposer à la Banque nationale de Belgique. La section en question du « Modèle abrégé de comptes annuels » est utilisée par les personnes morales qui bénéficient du tarif réduit des frais de publicité conformément à l'article 3:70, § 2, alinéa 2. La section en question du « Micromodèle de comptes annuels » est utilisée par les personnes morales qui entrent en ligne de compte pour le tarif réduit des frais de publicité conformément à l'article 3:70, § 2, alinéa 3 ;
• pour le dépôt des comptes consolidés et des autres pièces à déposer.

La mention visée au quatrième alinéa du paragraphe 4 peut être omise.

§ 6. Les ASBL, AISBL et fondations qui, en vertu des articles 3:47, § 5, ou 3:51, § 5, du Code des sociétés et des associations, ne sont pas tenues d'établir leurs comptes annuels conformément aux schémas figurant dans les annexes du titre 3 du présent livre, font précéder leurs comptes annuels et les autres pièces à déposer par la « Page de garde spécifique pour les comptes annuels des ASBL, AISBL ou fondations établis suivant un schéma dérogatoire », établie par la Banque nationale de Belgique et mise à disposition sur son site internet.

Les comptes annuels établis en euros, sans usage de dérogations, conformément à l'un des schémas figurant dans les annexes 3 et 4 au présent arrêté en ce qui concerne les sociétés et dans les annexes 6 et 7 en ce qui concerne les ASBL, AISBL et fondations, ainsi que les autres pièces à déposer, sont déposés conformément aux dispositions de l'article 3:69, § 1er.

Tous les autres comptes annuels et les comptes consolidés, ainsi que les autres pièces à déposer à la Banque nationale de Belgique, sont déposés conformément aux dispositions de l'article 3:69, § 2.

Peuvent également être déposés sous la forme d’un fichier PDF, les comptes annuels et, en ce qui concerne les sociétés, les comptes consolidés, ainsi que les autres pièces à déposer, qui concernent une société étrangère ou un groupement européen d'intérêt économique de droit étranger.

§ 1er. Les comptes annuels et les autres pièces à déposer à la Banque nationale de Belgique sont déposés par voie électronique.

Les schémas standardisés peuvent être déposés sous forme d'un fichier structuré qui satisfait :

• à des contrôles arithmétiques et logiques, et
• à toutes les conditions techniques définies par la Banque nationale de Belgique et reprises dans le « Protocole pour le dépôt par voie électronique de comptes annuels sous forme d'un fichier structuré ». Ce Protocole technique est publié par la Banque nationale de Belgique sur son site internet.

§ 2. Les comptes annuels et, en ce qui concerne les sociétés, les comptes consolidés, ainsi que les autres pièces à déposer, autres que celles mentionnées au paragraphe 1er, alinéa 2, sont établis sous forme d'un fichier au format « Portable Document Format » (PDF) qui satisfait à toutes les conditions techniques définies par la Banque nationale de Belgique et reprises dans le « Protocole pour le dépôt par voie électronique de comptes annuels et de comptes consolidés sous forme d'un fichier PDF ». Ce Protocole technique est publié par la Banque nationale de Belgique sur son site internet. A l'exclusion des comptes consolidés, les comptes annuels établis suivant les schémas standardisés doivent satisfaire à des contrôles arithmétiques et logiques.

L'impression à l'encre noire sur papier blanc de format A4 du fichier au format PDF présenté au dépôt doit en outre répondre aux conditions de forme suivantes :

1. réserver une zone blanche d'au moins 1 centimètre autour de chaque page et réserver une zone horizontale blanche d'au moins 2 centimètres en haut de la première page ;
2. mentionner en haut de chaque page le numéro d'entreprise de la personne morale ;
3. ne pas contenir de données manuscrites ;
4. garantir une bonne lisibilité des données par une taille suffisante des caractères utilisés et un contraste  suffisant entre les données et l'arrière-plan ;
5. dans le cas de comptes annuels d'une personne morale visée à l'article 3:67, § 4, avoir la même présentation que celle du modèle de comptes annuels établi par la Banque nationale de Belgique.

§ 3. Les comptes annuels et, en ce qui concerne les sociétés, les comptes consolidés, ainsi que les autres pièces à déposer à la Banque nationale de Belgique, sont déposés par le téléchargement d'un fichier informatique via l'application spécialement prévue à cet effet sur le site internet de la Banque nationale de Belgique. L'accès à cette application n'est possible qu'en utilisant un certificat digital reconnu par la Banque nationale de Belgique.

Chaque document visé à l'article 3:66 fait l'objet d'un seul fichier informatique téléchargé. Si les autres pièces visées à l’article 3:66 ne sont pas déposées en même temps que les comptes annuels ou consolidés, elles doivent également faire l’objet d’un seul fichier informatique téléchargé. Le dépôt de ce fichier doit en outre satisfaire à toutes les conditions techniques définies par la Banque nationale de Belgique et reprises dans le « Protocole général pour le dépôt par voie électronique de comptes annuels et de comptes consolidés ». Ce Protocole technique est publié par la Banque nationale de Belgique sur son site internet.

§ 1er. Les frais de dépôt des documents visés à l'article 3:66 comprennent les frais de publicité visés au paragraphe 2, la contribution aux frais exposés par les autorités fédérales de surveillance visée à l'article 3:13, alinéa 3, du Code des sociétés et des associations, ainsi que tous les contributions, taxes ou frais qui doivent être payés en même temps que les frais précités en vertu d'autres dispositions légales ou réglementaires.

§ 2. Les frais de publicité des documents visés à l'article 3:66 sont fixés à :

• 300,70 euros lorsque les documents sont déposés sous forme d'un fichier structuré conformément à l'article 3:69, § 1er ;
• 356,90 euros lorsque les documents sont déposés sous forme d'un fichier PDF conformément à l'article 3:69, § 2.

Les frais de publicité visés à l'alinéa précédent sont toutefois fixés à respectivement 68,70 euros et 124,80 euros pour :

1. les comptes annuels établis   suivant le « Modèle abrégé de comptes annuels » visé à l'article 3:67, § 4, alinéa 2, 1° ;
2. les comptes annuels d'organismes visés à l'article III.82, § 1er, alinéa 1er, 5°, du Code de droit économique;
3. les comptes annuels des établissements de crédit visés à l'article III.95, § 1er, du Code de droit économique, à condition que leur total bilantaire pour l'exercice concerné ne dépasse pas 5.000.000 euros, de même que les comptes annuels des entreprises d'assurance et de réassurance qui satisfont aux critères mentionnés à l'article 1:24 du Code des sociétés et des associations ;
4. les comptes annuels de sociétés de droit étranger ou de groupements européens d'intérêt économique de droit étranger qui satisfont aux critères mentionnés à l'article 1:24 du Code des sociétés et des associations ;
5. les ASBL, AISBL et fondations.

Les frais de publicité visés à l'alinéa 1er sont toutefois fixés à respectivement 50,80 euros et 107 euros pour les comptes annuels établis suivant le « Micromodèle de comptes annuels » visé à l'article 3:67, § 4, alinéa 2, 2°.

Les frais de publicité des pièces déposées séparément des comptes annuels ou des comptes annuels consolidés, conformément à l'article 3:66, alinéa 2, et de publicité de comptes annuels, comptes annuels consolidés dûment rectifiés visés à l’article 3:73 ou de l’intégralité des autres pièces visées à l’article 3:66 sont fixés à 68,70 euros. Ces frais de publicité sont toutefois fixés à 43,70 euros si les comptes annuels sont établis suivant le « Micromodèle de comptes annuels ».

Les frais de publicité prévus dans ce paragraphe sont adaptés, le 1er janvier de chaque année, à l'évolution de l'indice des prix à la consommation conformément à la formule suivante : le nouveau montant est égal au montant de base prévu dans ce paragraphe multiplié par le nouvel indice, à savoir l'indice du mois d'octobre de l'année précédente, et divisé par l'indice de départ, à savoir l'indice du mois d'octobre 2018. Le résultat obtenu est arrondi à la dizaine  d'eurocent supérieure. Les montants adaptés sont publiés au Moniteur belge au plus tard le 15 décembre de chaque année.

§ 3. Les frais de dépôt visés au paragraphe 1er sont acquittés auprès de la Banque nationale de Belgique par un paiement scriptural effectué suivant les conditions et les modalités techniques définies par la Banque nationale de Belgique et mises à disposition sur son site internet.

§ 4. Toute société qui invoque un cas de force majeure qui l'a empêchée de déposer ses comptes annuels ou consolidés dans le délai de huit mois prévu à l'article 3:13, alinéa 3, du Code des sociétés et des associations, peut, dans un délai de dix-huit mois suivant la date de clôture de ces comptes, demander par courrier postal ordinaire adressé au SPF Economie le remboursement de la contribution aux frais exposés par les autorités fédérales de surveillance qu'elle a payée. La société concernée indique dans cette demande les circonstances constitutives d'un cas de force majeure dans son chef et le numéro du compte bancaire sur lequel la contribution peut être remboursée. Elle joint à cette demande toutes les pièces probantes de la force majeure invoquée, ainsi qu'une copie de la mention du dépôt visée à l'article 3:72, alinéa 2, dans la mesure où ceci est déjà possible.

Le SPF Economie accuse immédiatement réception de cette demande par courrier postal ordinaire. Il peut demander à la société concernée de lui communiquer un complément d'information ou de compléter les pièces justificatives envoyées.

La décision motivée du Ministre qui a l'Economie dans ses attributions ou de son délégué quant à cette demande est envoyée par courrier postal ordinaire à la société concernée ; si le Ministre qui a l'Economie dans ses attributions ou son délégué constate l'existence d'une circonstance constitutive d'un cas de force majeure dans le chef de la société concernée, il donne ordre au SPF Finances de rembourser la contribution aux frais exposés par les autorités fédérales de surveillance. A cette fin, le SPF Economie communique au SPF Finances les données suivantes :

• le montant à rembourser et le numéro de compte sur lequel ce remboursement peut être effectué ;
• le numéro d'entreprise de la société concernée ainsi que les caractéristiques et la date de clôture des comptes déposés tardivement ; ces données sont reprises comme communication au bénéficiaire.

Lorsqu'il apparaît que des circonstances exceptionnelles constitueront nécessairement un cas de force majeure pour l'ensemble ou une grande partie des sociétés tenues au dépôt de leurs comptes annuels ou consolidés, le Ministre ayant l'Economie dans ses attributions peut, dans un but de simplification administrative accorder une dispense générale de prélèvement de la contribution aux frais exposés par les autorités fédérales de surveillance pour une durée qu'il fixe et qui ne peut dépasser deux mois. Cette décision doit être publiée au Moniteur belge au plus tard un mois avant l'échéance du délai de huit mois prévu à l'article 3:13, alinéa 3, du Code des sociétés et des associations, par un arrête ministériel motivé.

La Banque nationale de Belgique enregistre la date de réception des documents visés à l'article 3:66.

Le dépôt de ces documents n'est accepté par la Banque nationale de Belgique que moyennant le respect des dispositions des articles 3:64, § 1er, deuxième alinéa, 3:67 à 3:69 et le règlement des frais de dépôt visés à l'article 3:70, § 1er, conformément aux dispositions de l'article 3:70, § 2 à 4.

Le fait que le dépôt d'un document précité n'a pas été accepté par la Banque nationale de Belgique et les raisons qui ont mené à cette décision sont communiqués dans les huit jours ouvrables suivant la date de réception du document concerné.

La personne qui a téléchargé le document non accepté peut consulter cette communication dans l'application visée à l'article 3:69, § 3, alinéa 1er, pendant un mois au maximum après ce téléchargement.

Lorsque le dépôt d'un document visé à l'article 3:66 est accepté, la Banque nationale de Belgique enregistre ce dépôt dans le registre électronique des comptes annuels et consolidés acceptés.

Dans les onze jours ouvrables qui suivent la date de l'acceptation du dépôt, la Banque nationale de Belgique envoie la mention de ce dépôt via l'eBox, institué par la loi du 27 février 2019 relative à l'échange électronique de messages par le biais de l'eBox, à la personne morale à laquelle le document se rapporte.

La modification d’un document visé à l’article 3:66, dont le dépôt a précédemment été accepté par la Banque nationale de Belgique, s'effectue par le dépôt, selon le cas et suivant les conditions prévues par l'article 3:68 :

• de l’intégralité des comptes annuels dûment modifiés ou, le cas échéant, de l’intégralité des autres pièces, dûment modifiées, visées à l’article 3:66 lorsque la modification est déposée sous la forme d’un fichier structuré, conformément à l’article 3:69, § 1er ;
• de l’intégralité des comptes annuels ou consolidés dûment modifiés, précédés de la section du modèle de comptes annuels établi par la Banque nationale de Belgique visée à l’article 3:67, § 4, alinéa 3, ou, le cas échéant, de l’intégralité des autres pièces, dûment modifiées, visées à l’article 3:66 lorsque la modification est déposée sous la forme d’un fichier PDF, conformément à l’article 3:69, § 2.

La mention « modification » est reprise, selon le cas :

• dans le fichier structuré visé à l’article 3:69, § 1er ;
• en haut de la section, prévue à cet effet, du fichier PDF visé à l’article 3:69, § 2.

La modification d’un document précédemment publié est libellée dans la même unité monétaire et le même multiple de celle-ci et s’effectue dans la même langue que le document concerné.

Les articles 3:71 et 3:72 s’appliquent au dépôt d’un document modifié.

La Banque nationale de Belgique soumet à des contrôles arithmétiques et logiques les comptes annuels à déposer, établis suivant les schémas figurant dans les annexes aux titres 2 et 3 du présent livre, à l'exclusion du document qui est déposé en rectification de ces comptes annuels conformément à l'article 3:73, ainsi que des comptes annuels afférents à des exercices antérieurs au dernier exercice pour lequel des comptes annuels ont été déposés.

Ces contrôles arithmétiques et logiques visent à vérifier la cohérence des montants des rubriques pourvues d'un code relatifs à l'exercice le plus récent. Ils sont repris dans une liste établie par la Banque nationale de Belgique après avis de la Commission des Normes comptables. Cette liste est publiée au Moniteur belge.

§ 1er. La Banque nationale de Belgique met à disposition sur son site internet une copie, sous forme d'un fichier au format « Portable Document Format » (PDF), de tous les documents visés à l'article 3:66 qui ont été déposés auprès d'elle pendant l'année civile en cours et, au minimum, les cinq années civiles précédentes, selon les conditions qu'elle définit et qui sont publiées sur son site internet.

§ 2. Sur demande, la Banque nationale de Belgique délivre copie de tous les documents visés à l'article 3:66 qui ont été déposés auprès d'elle.

Lorsque la demande porte sur l'ensemble des documents déposés, les copies sont délivrées selon les modalités prévues par la Banque nationale de Belgique.

Lorsque la demande porte sur un ou plusieurs documents relatifs à des personnes morales individuellement désignées et non disponibles sur le site internet de la Banque nationale de Belgique, les copies sont délivrées, au choix du demandeur :

1. soit sur papier. Par feuille imprimée, le montant de 0,25 euro, frais de port et frais d'encaissement éventuels non compris, est dû à la Banque nationale de Belgique ;
2. soit sous forme d'un fichier au format PDF attaché à un message électronique. Par fichier, le montant de 5,00 euros, frais d'encaissement   éventuels non compris, est dû à la Banque nationale de Belgique.

§ 3. La Banque nationale de Belgique fournit au greffe du tribunal de l’entreprise, sans retard et gratuitement, une copie des documents non disponibles sur le site internet de la Banque nationale de Belgique, visés au paragraphe 2, alinéa 2.

Le greffier est dispensé de verser une copie des documents visés à l'article 3:66 dans la partie électronique du dossier visé à l'article 1:2.

§ 4. En cas de dépôt d'un fichier structuré conformément à l'article 3:69, § 1er, il en est fait mention sur la copie délivrée.

Les montants des comptes annuels présentés en euros avec deux décimales conformément à l'article 3:64, § 1er, alinéa 3, sont arrondis en euros sans décimales sur les copies délivrées par la Banque nationale de Belgique.

Les sections du modèle de comptes annuels établi par la Banque nationale de Belgique qui sont sans objet ne sont pas reprises dans les copies délivrées par la Banque nationale de Belgique lorsque les comptes annuels concernés ont été déposés conformément à l'article 3:69, § 1er.

§ 5. Le présent article ne s’applique pas à la liste des libéralités visée aux articles 3:47, § 7, et 3:51, § 7, du Code des sociétés et des associations.