La Banque Nationale de Belgique reçoit le dépôt des documents suivants :

–   les comptes annuels et les pièces à déposer en même temps que ceux-ci auprès d'elle en vertu des articles 98 et 100 du Code des sociétés ou en vertu d'autres dispositions légales ou réglementaires ;

–   les comptes consolidés et les pièces à déposer en même temps que ceux-ci auprès d'elle en vertu des articles 120 et 121 du Code des sociétés ou en vertu d'autres dispositions légales ou réglementaires.

§ 1er. Les comptes annuels ou consolidés déposés mentionnent:

1. la dénomination de la personne morale telle qu'elle apparaît dans les statuts ;
2. la forme juridique ; dans le cas d'une société coopérative, il y a lieu de préciser s'il s'agit d'une société coopérative à responsabilité illimitée ou limitée ; dans le cas décrit au Livre X du Code des sociétés, il convient d'ajouter la mention « à finalité sociale ». Le cas échéant, la mention « en liquidation » est ajoutée à la forme juridique ;
3. l'indication précise du siège social (rue, numéro, numéro de boîte éventuel, code postal, commune) ;
4. le numéro d'entreprise ;
5. le terme « registre des personnes morales » ou l'abréviation « RPM », suivi de l'indication du siège du tribunal dans le ressort territorial duquel la société a son siège social ;
6. la date du début et la date de clôture de l'exercice auquel les comptes annuels ou les comptes consolidés sont afférents ;
7. l'objet de la publication : comptes annuels ou comptes consolidés ;
8. dans le cas visé à l'article 171, alinéa 1er, si les montants des comptes consolidés sont exprimés en milliers ou en millions d'euros ;
9. dans les cas visés à l'article 170, § 2, et à l'article 171, alinéa 2, l'unité monétaire (le cas échéant complétée de son multiple) dans laquelle les montants des comptes annuels ou des comptes consolidés sont exprimés.

Les comptes annuels ou les comptes consolidés et les pièces qui constituent avec ceux-ci l'objet d'un dépôt unique, doivent être établis dans une seule et même langue.

§ 2. Les personnes morales qui doivent établir leurs comptes annuels conformément aux schémas prévus aux sections II, III et III/1du chapitre III du titre premier du présent livre, suivent pour le dépôt de leurs comptes annuels et des pièces à déposer en même temps que ceux-ci, un modèle de comptes annuels établi par la Banque Nationale de Belgique et mis à disposition sur son site internet. Ce modèle de comptes annuels est adapté par la Banque Nationale de Belgique aux dispositions légales et réglementaires en vigueur, après avis de la Commission des Normes comptables. L'existence d'une nouvelle version est communiquée au Moniteur belge.

Le « Modèle complet de comptes annuels » est suivi par les personnes morales visées au premier paragraphe, à l'exception de :

1. celles qui font usage de la faculté visée à l'article 82, § 2/1 de suivre le « Modèle abrégé de comptes annuels » ;
2. celles qui font usage de la faculté visée par l'article 82, § 2/1 de suivre le « Micromodèle de comptes annuels ».

Les mentions visées au premier alinéa du § 1er sont reprises dans la section 1.1 du modèle de comptes annuels.

Les sections du modèle de comptes annuels qui sont sans objet ne sont pas déposées, auquel cas le numéro de ces sections sans objet est mentionné dans la section 1.1.

§ 3. La section 1.1 du « Modèle complet de comptes annuels » est utilisée :

–   par les personnes morales autres que celles visées au § 2, pour le dépôt de leurs comptes annuels et des pièces à déposer en même temps que ceux-ci. La section 1.1 du « Modèle abrégé de comptes annuels » est ... utilisée par les personnes morales qui bénéficient du tarif réduit des frais de publicité conformément à l'article 178, § 3, alinéa 2. La section 1.1. du « Micromodèle de comptes annuels » est utilisée par les personnes morales qui entrent en ligne de compte pour le tarif réduit des frais de publicité conformément à l'article 178, § 3, alinéa 3 ;

–      pour le dépôt des comptes consolidés et des pièces à déposer en même temps que ceux-ci.

La mention visée au quatrième alinéa du § 2 peut être omise.

Sont déposés par voie électronique :

–   les comptes annuels établis en euros, sans usage de dérogations, conformément à l'un des schémas prévus aux sections II, III et III/1 du chapitre III du titre premier du présent livre, ainsi que les pièces à déposer en même temps que ceux-ci, conformément aux dispositions de l'article 176, § 1er ;

–   tous les autres comptes annuels et les comptes consolidés, ainsi que les pièces à déposer en même temps que ceux-ci, conformément aux dispositions de l'article 176, § 2.

Peuvent néanmoins être déposés sur papier conformément aux dispositions de l'article 177, les comptes annuels et les comptes consolidés, ainsi que les pièces à déposer en même temps que ces documents, qui concernent :

–   une société étrangère ou un groupement européen d'intérêt économique de droit étranger ;

–            une personne morale dont le chiffre d'affaires, hors taxe sur la valeur ajoutée, ne dépasse pas le seuil de 500.000 euros pour le dernier exercice. Lorsque le dernier exercice a une durée inférieure ou supérieure à douze mois, le montant du seuil précité est multiplié par une fraction dont le dénominateur est douze et le numérateur le nombre de mois compris dans l'exercice considéré, tout mois commencé étant compté pour un mois complet.

§ 1er. Lorsqu'ils sont déposés par voie électronique, les comptes annuels et les pièces à déposer en même temps que ceux-ci, visés à l'article 175, premier alinéa, premier tiret, sont établis sous forme d'un fichier structuré qui satisfait :

–   aux contrôles arithmétiques et logiques visés à l'article 102, alinéa 4 du Code des sociétés, et

–   à toutes les conditions techniques définies par la Banque Nationale de Belgique et reprises dans le « Protocole pour le dépôt par voie électronique de comptes annuels sous forme d'un fichier structuré ». Ce Protocole technique est publié par la Banque Nationale de Belgique sur son site internet et communiqué par elle à toute personne qui en fait la demande par écrit.

§ 2. Lorsqu'ils sont déposés par voie électronique, les comptes annuels et les comptes consolidés, ainsi que les pièces à déposer en même temps que ceux-ci, visés à l'article 175, premier alinéa, deuxième tiret, sont établis sous forme d'un fichier au format « Portable Document Format » (PDF) qui satisfait à toutes les conditions techniques définies par la Banque Nationale de Belgique et reprises dans le « Protocole pour le dépôt par voie électronique de comptes annuels et de comptes consolidés sous forme d'un fichier PDF ». Ce Protocole technique est publié par la Banque Nationale de Belgique sur son site internet et communiqué par elle à toute personne qui en fait la demande par écrit.

L'impression à l'encre noire sur papier blanc de format A4 du fichier au format PDF présenté au dépôt doit en outre répondre aux conditions de forme suivantes :

1. réserver une zone blanche d'au moins 1 centimètre autour de chaque page et réserver une zone horizontale blanche d'au moins 2 centimètres en haut de la première page ;
2. mentionner en haut de chaque page le numéro d'entreprise de la personne morale ;
3. ne pas contenir de données manuscrites ;
4. garantir une bonne lisibilité des données par une taille suffisante des caractères utilisés et un contraste suffisant entre les données et l'arrière-plan ;
5. dans le cas de comptes annuels d'une personne morale visée à l'article 174, § 2, avoir la même présentation que celle du modèle de comptes annuels établi par la Banque Nationale de Belgique.

§ 3. Le dépôt de comptes annuels ou de comptes consolidés par voie électronique s'effectue par le téléchargement d'un fichier informatique via l'application spécialement prévue à cet effet sur le site internet de la Banque Nationale de Belgique. L'accès à cette application n'est possible qu'en utilisant un certificat digital reconnu par la Banque Nationale de Belgique.

Chaque document visé à l'article 173 fait l'objet d'un seul fichier informatique téléchargé séparément. Le dépôt de ce fichier par voie électronique doit en outre satisfaire à toutes les conditions techniques définies par la Banque Nationale de Belgique et reprises dans le « Protocole général pour le dépôt par voie électronique de comptes annuels et de comptes consolidés ». Ce Protocole technique est publié par la Banque Nationale de Belgique sur son site internet et communiqué par elle à toute personne qui en fait la demande par écrit.

Lorsqu'ils sont déposés sur papier, les comptes annuels et les comptes consolidés, ainsi que les pièces à déposer en même temps que ceux-ci, visés à l'article 175, alinéa 2, doivent répondre aux conditions suivantes :

1. être imprimés uniquement à l'encre noire au recto de feuilles blanches ou ivoire de format A4 et de bonne qualité ;
2. réserver une zone blanche d'au moins 1 centimètre autour de chaque page et réserver une zone horizontale blanche d'au moins 2 centimètres en haut de la première page ;
3. mentionner en haut de chaque page le numéro d'entreprise de la personne morale ;
4. ne pas contenir de données manuscrites ;
5. garantir une bonne lisibilité des données par une taille suffisante des caractères utilisés et un contraste suffisant entre les données et l'arrière-plan ;
6. sur la première page, être signés à la main par une ou des personnes ayant le pouvoir de représenter la personne morale à l'égard des tiers, avec mention du nom et de la qualité des signataires ;
7. dans le cas de comptes annuels de personnes morales visées à l'article 174, § 2, avoir la même présentation que celle du modèle de comptes annuels établi par la Banque Nationale de Belgique.

Le dépôt sur papier s'effectue par envoi au siège central de la Banque Nationale de Belgique .... En cas d'envoi postal, la mention suivante est apposée sur l'enveloppe : « Banque Nationale de Belgique – Dépôt des comptes annuels ».

§ 1er. Les frais de dépôt des documents visés à l'article 173 comprennent ... les frais de publicité visés au § 3, la contribution aux frais exposés par les autorités fédérales de surveillance visée à l'article 101, alinéa 5 du Code des sociétés, ainsi que tous les contributions, taxes ou frais qui doivent être payés en même temps que les frais précités en vertu d'autres dispositions légales ou réglementaires.

§ 2. [...]

§ 3. Les frais de publicité des documents visés à l'article 173 sont fixés, hors taxe sur la valeur ajoutée, à :

–   241 euro lorsque les documents sont déposés par voie électronique sous forme d'un fichier structuré conformément à l'article 176, § 1er ;

–   286 euros lorsque les documents sont déposés par voie électronique sous forme d'un fichier PDF conformément à l'article 176, § 2 ;

–   291 euros lorsque les documents sont déposés sur papier conformément à l'article 177.

Les frais de publicité visés à l'alinéa précédent sont toutefois fixés à respectivement 55 euros, 100 euros et 105 euros, hors taxe sur la valeur ajoutée, pour :

1. les comptes annuels établis suivant le « Modèle abrégé de comptes annuels » visé à l'article 174, § 2, alinéa 2, 1° ;
2. les comptes annuels d'organismes visés à l'article I.5., 1°, d) du Code de droit économique ;
3. les comptes annuels des établissements de crédit visés à l'article III.95, § 1er du Code de droit économique, à condition que leur total bilantaire pour l'exercice concerné ne dépasse pas 5.000.000 euros, de même que les comptes annuels des entreprises d'assurance et de réassurance qui satisfont aux critères mentionnés à l'article 15 du Code des sociétés ;
4. les comptes annuels de sociétés étrangères ou de groupements européens d'intérêt économique de droit étranger qui satisfont aux critères mentionnés à l'article 15 du Code des sociétés.

Les frais de publicité visés à l'alinéa 1er sont toutefois fixés à respectivement 40,70 euros, 85,70 euros et 90,70 euros, hors taxe sur la valeur ajoutée, pour les comptes annuels établis suivant le micromodèle de comptes annuels visé à l'article 174, § 2, alinéa 2, 2°

Les frais de publicité des comptes annuels ou des comptes consolidés dûment rectifiés visés à l'article 181 sont fixés à 55 euros, hors taxe sur la valeur ajoutée. Ces frais de publicité sont toutefois fixés à 35 euros, hors taxe sur la valeur ajoutée, pour les comptes annuels établis suivant le « Micromodèle de comptes annuels ».

Les frais de publicité prévus dans ce paragraphe sont adaptés, le 1er janvier de chaque année, à l'évolution de l'indice des prix à la consommation conformément à la formule suivante : le nouveau montant est égal au montant de base prévu dans ce paragraphe multiplié par le nouvel indice, à savoir l'indice du mois d'octobre de l'année précédente, et divisé par l'indice de départ, à savoir l'indice du mois d'avril 2007. Le résultat obtenu est arrondi à la dizaine d'eurocent supérieure. Les montants adaptés sont publiés au Moniteur belge au plus tard le 15 décembre de chaque année.

§ 4. Les frais de dépôt visés au § 1er sont acquittés par un paiement scriptural effectué suivant les conditions et les modalités techniques définies par la Banque Nationale de Belgique et mises à disposition sur son site internet.

§ 5. Toute personne morale qui invoque un cas de force majeure qui l'a empêché de déposer ses comptes annuels ou consolidés dans le délai de huit mois prévu à l'article 101, alinéa 5 du Code des sociétés, peut, dans un délai de dix-huit mois suivant la date de clôture de ces comptes, demander par courrier postal ordinaire adressé au SPF Economie le remboursement de la contribution aux frais exposés par les autorités fédérales de surveillance qu'elle a payée. La personne morale concernée indique dans cette demande les circonstances constitutives d'un cas de force majeure dans son chef et le numéro du compte bancaire sur lequel la contribution peut être remboursée. Elle joint à cette demande toutes les pièces probantes de la force majeure invoquée, ainsi qu'une copie de la mention du dépôt visée à l'article 180, alinéa 2, deuxième tiret, dans la mesure où ceci est déjà possible.

Le SPF Economie accuse immédiatement réception de cette demande par courrier postal ordinaire. Il peut demander à la personne morale concernée de lui communiquer un complément d'information ou de compléter les pièces justificatives envoyées.

La décision motivée du Ministre qui a l'Economie dans ses attributions ou de son délégué quant à cette demande est envoyée par courrier postal ordinaire à la personne morale concernée ; si le Ministre qui a l'Economie dans ses attributions ou son délégué constate l'existence d'une circonstance constitutive d'un cas de force majeure dans le chef de la personne morale concernée, il donne ordre au SPF Finances de rembourser la contribution aux frais exposés par les autorités fédérales de surveillance. A cette fin, le SPF Economie communique au SPF Finances les données suivantes :

–   le montant à rembourser et le numéro de compte sur lequel ce remboursement peut être effectué ;

–   le numéro d'entreprise de la personne morale concernée ainsi que les caractéristiques et la date de clôture des comptes déposés tardivement ; ces données sont reprises comme communication au bénéficiaire.

Lorsqu'il apparaît que des circonstances exceptionnelles constitueront nécessairement un cas de force majeure pour l'ensemble ou une grande partie des personnes morales tenues au dépôt de leurs comptes annuels ou consolidés, le Ministre ayant l'Economie dans ses attributions peut, dans un but de simplification administrative accorder une dispense générale de prélèvement de la contribution aux frais exposés par les autorités fédérales de surveillance pour une durée qu'il fixe et qui ne peut dépasser deux mois. Cette décision doit être publiée au Moniteur belge au plus tard un mois avant l'échéance du délai de huit mois prévu à l'article 101, alinéa 5 du Code des sociétés, par un arrête ministériel motivé.

...

La Banque Nationale de Belgique enregistre la date de réception des documents visés à l'article 173.

Le dépôt de ces documents n'est accepté par la Banque Nationale de Belgique que moyennant le respect des dispositions des articles 170, § 1er, deuxième alinéa, 174 à 177 et le règlement des frais de dépôt visés à l'article 178, § 1er conformément aux dispositions de l'article 178, § 2 à 4.

Le fait que le dépôt d'un document précité n'a pas été accepté par la Banque Nationale de Belgique et les raisons qui ont mené à cette décision sont communiqués dans les huit jours ouvrables suivant la date de réception du document concerné :

–   lorsque le document concerné a été présenté par voie électronique : la personne qui a téléchargé le document non accepté peut consulter cette communication dans l'application visée à l'article 176, § 3, alinéa 1er, pendant un mois au maximum après ce téléchargement ;

–   lorsque le document concerné a été présenté sur papier : cette communication est envoyée par envoi postal ordinaire à l'adresse reprise pour la personne morale à laquelle le document non accepté se rapporte, dans le registre des personnes morales, subdivision de la Banque-Carrefour des Entreprises.

Lorsque le dépôt d'un document visé à l'article 173 est accepté, la Banque Nationale de Belgique enregistre ce dépôt dans le registre électronique des comptes annuels et consolidés acceptés.

Dans les onze jours ouvrables qui suivent la date de l'acceptation du dépôt, la Banque Nationale de Belgique envoie la mention de ce dépôt à la personne morale à laquelle le document se rapporte.

La rectification d'une erreur commise dans un document visé à l'article 173, dont le dépôt a été accepté préalablement par la Banque Nationale de Belgique, s'effectue par le dépôt, suivant les conditions prévues par l'article 175 :

–   lorsque la rectification est déposée sous forme d'un fichier structuré conformément à l'article 176, § 1er, de l'intégralité des comptes annuels dûment rectifiés ;

–   lorsque la rectification est déposée sous forme d'un fichier PDF conformément à l'article 176, § 2 ou sur papier conformément à l'article 177, des pages dûment corrigées des comptes annuels ou consolidés concernés, précédées par la section 1.1 du modèle de comptes annuels établi par la Banque Nationale de Belgique visée à l'article 174, § 2, alinéa 3.

L'indication « rectification » est, selon le cas, reprise :

–   dans le fichier structuré visé à l'article 176, § 1er ;

–   en haut de la section 1.1 du fichier PDF visé à l'article 176, § 2 ;

–   sur la première page des comptes annuels ou consolidés déposés sur papier conformément à l'article 177.

La rectification de comptes annuels ou consolidés précédemment publiés est libellée dans la même unité monétaire et le même multiple de celle-ci et s'effectue dans la même langue que les comptes annuels ou consolidés concernés.

Les articles 179 et 180 s'appliquent au dépôt des comptes annuels ou consolidés rectifies.

§ 1er. La Banque Nationale de Belgique soumet à des contrôles arithmétiques et logiques les comptes annuels déposés, établis suivant les schémas prévus aux sections II, III et III/1 du chapitre III du titre premier du présent livre, à l'exclusion du document déposé en rectification de ces comptes annuels conformément à l'article 181, ainsi que des comptes annuels afférents à des exercices antérieurs au dernier exercice pour lequel des comptes annuels ont été déposés.

Ces contrôles arithmétiques et logiques visent à vérifier la cohérence des montants des rubriques pourvues d'un code relatifs à l'exercice le plus récent. Ils sont repris dans une liste établie par la Banque Nationale de Belgique après avis de la Commission des Normes comptables. Cette liste est publiée au Moniteur belge.

§ 2. La Banque Nationale de Belgique envoie à la personne morale à laquelle les comptes annuels se rapportent et, le cas échéant, à son commissaire, la liste des erreurs qu'elle aurait relevées, dans les quatre mois suivant la date d'acceptation du dépôt des comptes annuels, lorsque ceux-ci ont été déposés dans les délais légaux.

La Banque Nationale de Belgique mentionne le montant des erreurs et identifie celles qui sont substantielles, c'est-à-dire celles qui ne peuvent être redressées au départ des données figurant dans les comptes annuels.

La personne morale concernée rectifie ces erreurs substantielles en déposant des comptes annuels rectifiés suivant les modalités prévues à l'article 181 dans un délai de deux mois à partir de la date d'envoi de la liste.

§ 1er. La Banque Nationale de Belgique met à disposition sur son site internet une copie, sous forme d'un fichier au format « Portable Document Format » (PDF), de tous les documents visés à l'article 173 qui ont été déposés auprès d'elle pendant l'année civile en cours et les cinq années civiles précédentes, selon les conditions qu'elle définit et qui sont publiées sur son site internet.

§ 2. Sur demande, la Banque Nationale de Belgique délivre copie de tous les documents visés à l'article 173 qui ont été déposés auprès d'elle.

Lorsque la demande porte sur l'ensemble des documents déposés, les copies sont délivrées sur cd-rom. Les copies des documents déposés avant le 1er janvier 2000 sont toutefois délivrées sur microfilms. Pour un abonnement annuel aux cd-rom précités, le montant de 1500 euros, frais d'encaissement éventuels et taxe sur la valeur ajoutée non compris, est dû à la Banque Nationale de Belgique. Cet abonnement comprend la livraison des cd-rom sur lesquels est reproduit l'ensemble des documents déposés auprès de la Banque Nationale de Belgique pendant l'année civile pour laquelle l'abonnement est souscrit.

Lorsque la demande porte sur un ou plusieurs documents relatifs à des personnes morales individuellement désignées, les copies sont délivrées, au choix du demandeur :

1. soit sur papier, imprimées à partir des cd-rom ou microfilms précités. Par feuille imprimée, le montant de 0,25 euro, frais de port, frais d'encaissement éventuels et taxe sur la valeur ajoutée non compris, est dû à la Banque Nationale de Belgique ;
2. soit sous forme d'un fichier au format PDF attaché à un message électronique. Lorsque la demande concerne des documents déposés avant le 1er janvier 2007, il n'est possible d'en obtenir copie par voie électronique que si les documents concernés n'ont pas été déposés plus de dix ans avant la date de la demande. Par fichier, le montant de 5,00 euros, frais d'encaissement éventuels et taxe sur la valeur ajoutée non compris, est dû à la Banque Nationale de Belgique.

§ 3. La Banque Nationale de Belgique fournit aux greffes des tribunaux de commerce, sans retard et gratuitement, une copie des cd-rom visés au § 2, alinéa 2.

Le greffier est dispensé de verser une copie des documents visés à l'article 173 dans la partie électronique du dossier visé à l'article 2.

§ 4. En cas de dépôt par voie électronique d'un fichier structuré conformément à l'article 176, § 1er, il en est fait mention sur la copie délivrée.

Les montants des comptes annuels présentés en euro avec deux décimales conformément à l'article 170, § 1er, alinéa 3, sont arrondis en euro sans décimales sur les copies délivrées par la Banque Nationale de Belgique.

Les sections du modèle de comptes annuels établi par la Banque Nationale de Belgique qui sont sans objet ne sont pas reprises dans les copies délivrées par la Banque Nationale de Belgique lorsque les comptes annuels concernés ont été déposés conformément à l'article 176, § 1er.