La Banque Nationale de Belgique reçoit le dépôt des comptes annuels et des pièces à déposer en même temps que ceux-ci auprès d'elle en vertu des articles 17, § 6, 37, § 6 et 53, § 8 de la loi du 27 juin 1921 précitée ou en vertu d'autres dispositions légales ou réglementaires qui y réfèrent.

Le document que constituent les comptes annuels et les pièces à déposer en même temps que ceux-ci, doit être établi dans une seule et même langue.
 

§ 1er. Les comptes annuels déposés mentionnent:

1. la dénomination de l'association ou de la fondation telle qu'elle apparaît dans les statuts;
2. la forme juridique. Le cas échéant, la mention “en liquidation” est ajoutée à la forme juridique;
3. l'adresse précise du siège de l'association ou de la fondation (rue, numéro, numéro de boîte éventuel, code postal, commune);
4. le numéro d'entreprise attribué à l'association ou à la fondation par la Banque-Carrefour des Entreprises;
5. la date du début et la date de clôture de l'exercice auquel les comptes annuels se rapportent.

§ 2. Les associations et fondations qui doivent établir leurs comptes annuels conformément aux schémas prévus à la partie I, livre premier, titre IV, chapitres II et III du présent arrêté, suivent pour le dépôt de leurs comptes annuels et des pièces à déposer en même temps que ceux-ci un modèle de comptes annuels établi par la Banque Nationale de Belgique et mis à disposition sur son site internet. Ce modèle de comptes annuels est adapté par la Banque Nationale de Belgique aux dispositions légales ou réglementaires en vigueur, après avis de la Commission des Normes comptables. L'existence d'une nouvelle version est communiquée dans le Moniteur belge.

Le “Modèle complet de comptes annuels pour associations” est suivi par les associations et fondations visées à l'alinéa 1er, à l'exception de celles qui font usage de la faculté ouverte par l'article 82, § 2 de l'arrêté royal du 30 janvier 2001 portant exécution du Code des sociétés, tel qu'adapté par l'article 10 du présent arrêté, de suivre le “Modèle abrégé de comptes annuels pour associations”.

Les mentions visées au premier alinéa du § 1er sont reprises dans la section 1.1 du modèle de comptes annuels.

Les sections du modèle de comptes annuels qui sont sans objet ne sont pas déposées, auquel cas le numéro de ces sections sans objet est mentionné dans la section 1.1.

§ 3. Les associations et fondations qui ne doivent pas établir leurs comptes annuels conformément aux schémas prévus à la partie I, livre premier, titre IV, chapitres II et III, du présent arrêté, font précéder leurs comptes annuels et les pièces à déposer en même temps que ceux-ci par la “Page de garde spécifique pour les comptes annuels d'associations établis suivant un schéma dérogatoire”, établie par la Banque Nationale de Belgique et mise à disposition sur son site internet.

Les comptes annuels des associations et fondations sont déposés, au choix du déposant, par voie électronique ou sur papier:

1. le dépôt par voie électronique de comptes annuels établis, sans usage de dérogations, conformément à l'un des schémas prévus à la partie I, livre premier, titre IV, chapitres II et III du présent arrêté et des pièces à déposer en même temps que ceux-ci, se fait conformément aux dispositions de l'article 28, § 1er;
2. le dépôt par voie électronique de comptes annuels autres que ceux visés sous 1° et des pièces à déposer en même temps que ceux-ci se fait conformément aux dispositions de l'article 28, § 2;
3. le dépôt sur papier de comptes annuels et des pièces à déposer en même temps que ceux-ci se fait conformément aux dispositions de l'article 29. 

§ 1er. Lorsqu'ils sont déposés par voie électronique, les comptes annuels et les pièces à déposer en même temps que ceux-ci, visés à l'article 27, 1°, sont établis sous forme d'un fichier structuré qui satisfait:

• aux contrôles arithmétiques et logiques visés à l'article 34, et
• à toutes les conditions techniques définies par la Banque Nationale de Belgique et reprises dans le “Protocole pour le dépôt par voie électronique de comptes annuels sous forme d'un fichier structuré”. Ce Protocole technique est publié par la Banque Nationale de Belgique sur son site internet et communiqué par elle à toute personne qui en fait la demande par écrit.

§ 2. Lorsqu'ils sont déposés par voie électronique, les comptes annuels et les pièces à déposer en même temps que ceux-ci, visés à l'article 27, 2°, sont établis sous forme d'un fichier au format “Portable Document Format” (PDF) qui satisfait à toutes les conditions techniques définies par la Banque Nationale de Belgique et reprises dans le “Protocole pour le dépôt par voie électronique de comptes annuels et de comptes consolidés sous forme d'un fichier PDF”. Ce Protocole technique est publié par la Banque Nationale de Belgique sur son site internet et communiqué par elle à toute personne qui en fait la demande par écrit.

L'impression à l'encre noire sur papier blanc de format A4 du fichier au format PDF présenté au dépôt doit en outre répondre aux conditions de forme suivantes:

1. réserver une zone blanche d'au moins 1 centimètre autour de chaque page et réserver une zone horizontale blanche d'au moins 2 centimètres en haut de la première page;
2. mentionner en haut de chaque page le numéro d'entreprise attribué à l'association ou à la fondation par la Banque-Carrefour des Entreprises;
3. ne pas contenir de données manuscrites;
4. garantir une bonne lisibilité des données par une taille suffisante des caractères utilisés et un contraste suffisant entre les données et l'arrière-plan;
5. dans le cas de comptes annuels d'une association ou d'une fondation visée à l'article 26, § 2, avoir la même présentation que celle du modèle de comptes annuels établi par la Banque Nationale de Belgique.

§ 3. Le dépôt de comptes annuels par voie électronique s'effectue par le téléchargement d'un fichier informatique via l'application spécialement prévue à cet effet sur le site internet de la Banque Nationale de Belgique. L'accès à cette application n'est possible qu'en utilisant un certificat digital reconnu par la Banque Nationale de Belgique.

Tout document visé à l'article 25 fait l'objet d'un seul fichier informatique téléchargé séparément. Le dépôt de ce fichier par voie électronique doit en outre satisfaire à toutes les conditions techniques définies par la Banque Nationale de Belgique et reprises dans le “Protocole général pour le dépôt par voie électronique de comptes annuels et de comptes consolidés”. Ce Protocole technique est publié par la Banque Nationale de Belgique sur son site internet et communiqué par elle à toute personne qui en fait la demande par écrit.

Lorsqu'ils sont déposés sur papier, les comptes annuels et les pièces à déposer en même temps que ceux-ci doivent répondre aux conditions suivantes:

1. être imprimés uniquement à l'encre noire au recto de feuilles blanches ou ivoire de format A4 et de bonne qualité;
2. réserver une zone blanche d'au moins 1 centimètre autour de chaque page et réserver une zone horizontale blanche d'au moins 2 centimètres en haut de la première page;
3. mentionner en haut de chaque page le numéro d'entreprise attribué à l'association ou à la fondation par la Banque-Carrefour des Entreprises;
4. ne pas contenir de données manuscrites;
5. garantir une bonne lisibilité des données par une taille suffisante des caractères utilisés et un contraste suffisant entre les données et l'arrière-plan;
6. sur la première page, être signés à la main par une ou des personnes ayant le pouvoir de représenter l'association ou la fondation à l'égard des tiers, avec mention du nom et de la qualité des signataires;
7. dans le cas de comptes annuels d'une association ou d'une fondation visée à l'article 26, § 2, avoir la même présentation que celle du modèle de comptes annuels établi par la Banque Nationale de Belgique.

Le dépôt sur papier s'effectue par envoi à la Banque Nationale de Belgique ou par remise à ses guichets. En cas d'envoi postal, la mention suivante est apposée sur l'enveloppe: “Banque Nationale de Belgique – Dépôt des comptes annuels”.

§ 1er. Les frais de dépôt des documents visés à l'article 25 comprennent les frais de publicité visés au § 2 et tous les contributions, taxes ou frais qui doivent être payés en même temps que les frais précités en vertu d'autres dispositions légales ou réglementaires.

§ 2. Les frais de publicité des documents visés à l'article 25 sont fixés, hors taxe sur la valeur ajoutée, à:

• 55 EUR lorsque les documents sont déposés par voie électronique sous forme d'un fichier structuré conformément à l'article 28, § 1er;
• 100 EUR lorsque les documents sont déposés par voie électronique sous forme d'un fichier PDF conformément à l'article 28, § 2;
• 105 EUR lorsque les documents sont déposés sur papier conformément à l'article 29.

Les frais de publicité de la rectification visée à l'article 33 sont fixés à 55 EUR, hors taxe sur la valeur ajoutée.

Les frais de publicité prévus dans ce paragraphe sont adaptés, le 1er janvier de chaque année, à l'évolution de l'indice des prix à la consommation conformément à la formule suivante: le nouveau montant est égal au montant de base prévu dans ce paragraphe multiplié par le nouvel indice, à savoir l'indice du mois d'octobre de l'année précédente, et divisé par l'indice de départ, à savoir l'indice du mois d'avril 2007. Le résultat obtenu est arrondi à la dizaine d'eurocent supérieure. Les montants adaptés sont publiés au Moniteur belge au plus tard le 15 décembre de chaque année.

§ 3. Les frais de dépôt visés au § 1er sont payés:

1. soit par un paiement scriptural effectué suivant les conditions et les modalités techniques définies par la Banque Nationale de Belgique et mises à disposition sur son site internet;
2. soit en espèces, au cas où les documents visés à l'article 25 sont présentés aux guichets de la Banque Nationale de Belgique. 

La Banque Nationale de Belgique enregistre la date de réception des documents visés à l'article 25.

Le dépôt de ces documents n'est accepté par la Banque Nationale de Belgique que moyennant le respect des dispositions des articles 24, alinéa 2, 25, alinéa 2 et 26 à 29 et le règlement des frais de dépôt visés à l'article 30, § 1er, conformément aux dispositions de l'article 30, § 2 et 3.

Le fait que le dépôt d'un document précité n'a pas été accepté par la Banque Nationale de Belgique et les raisons qui ont mené à cette décision sont communiqués dans les huit jours ouvrables suivant la date de réception du document concerné comme suit:

• lorsque le document concerné a été présenté par voie électronique: la personne qui a téléchargé le document non accepté peut consulter cette communication dans l'application visée à l'article 28, § 3, alinéa 1er, pendant un mois au maximum après ce téléchargement;
• lorsque le document concerné a été présenté sur papier: cette communication est envoyée par envoi postal ordinaire à l'association ou la fondation à laquelle le document non accepté se rapporte, à l'adresse reprise pour celle-ci dans le registre des personnes morales, subdivision de la Banque-Carrefour des Entreprises.

Lorsque le dépôt d'un document visé à l'article 25 est accepté, la Banque Nationale de Belgique enregistre ce dépôt dans le registre électronique des comptes annuels et consolidés acceptés.

Dans les onze jours ouvrables qui suivent la date de l'acceptation du dépôt, la Banque Nationale de Belgique envoie la mention de ce dépôt:

• à la diligence de la Banque-Carrefour des Entreprises, au greffe du tribunal de commerce où est tenu le dossier visé, selon le cas, aux articles 26octies, § 1er, 26novies, § 1er, 31, § 1er et 51, § 1er de la loi du 27 juin 1921 précitée;
• à l'association ou à la fondation à laquelle le document se rapporte.

La rectification d'une erreur commise dans un document visé à l'article 25, dont le dépôt a été accepté préalablement par la Banque Nationale de Belgique, s'effectue par le dépôt, suivant les conditions prévues par l'article 27:

• lorsque la rectification est déposée sous forme d'un fichier structuré conformément à l'article 28, § 1er, de l'intégralité des comptes annuels dûment rectifiés;
• lorsque la rectification est déposée sous forme d'un fichier PDF conformément à l'article 28, § 2 ou sur papier conformément à l'article 29, des pages dûment corrigées des comptes annuels concernés, précédées, selon le cas, par la section 1.1 du modèle de comptes annuels visée à l'article 26, § 2, alinéa 3 ou par la “Page de garde spécifique pour les comptes annuels d'associations établis suivant un schéma dérogatoire” visée à l'article 26, § 3.

L'indication “rectification” est, selon le cas, reprise:

• dans le fichier structuré visé à l'article 28, § 1er;
• en haut, selon le cas, de la section 1.1 ou de la “Page de garde spécifique pour les comptes annuels d'associations établis suivant un schéma dérogatoire” du fichier PDF visé à l'article 28, § 2;
• sur la première page des comptes annuels déposés sur papier conformément à l'article 29.

Les articles 31 et 32 s'appliquent au dépôt rectificatif visé ci-dessus.

La Banque Nationale de Belgique soumet à des contrôles arithmétiques et logiques les comptes annuels déposés, établis suivant les schémas prévus à la partie I, livre premier, titre IV, chapitres II et III, du présent arrêté, à l'exclusion du document déposé en rectification de ces comptes annuels conformément à l'article 33, ainsi que des comptes annuels afférents à des exercices antérieurs au dernier exercice pour lequel des comptes annuels ont été déposés.

Ces contrôles arithmétiques et logiques visent à vérifier la cohérence des montants des rubriques pourvues d'un code relatifs à l'exercice le plus récent. Ils sont repris dans une liste établie par la Banque Nationale de Belgique après avis de la Commission des Normes Comptables. Cette liste est publiée au Moniteur belge.

La Banque Nationale de Belgique envoie à l'association ou à la fondation à laquelle les comptes annuels se rapportent et, le cas échéant, à son commissaire, la liste des erreurs qu'elle aurait relevées, dans les quatre mois suivant la date d'acceptation du dépôt des comptes annuels, lorsque ceux-ci ont été déposés dans les délais légaux.

§ 1er. La Banque Nationale de Belgique met à disposition sur son site internet une copie, sous forme d'un fichier au format “Portable Document Format” (PDF), de tous les documents visés à l'article 25 qui ont été déposés auprès d'elle pendant l'année civile en cours et les cinq années civiles précédentes, selon les conditions qu'elle définit et qui sont publiées sur son site internet.

§ 2. Sur demande, la Banque Nationale de Belgique délivre copie de tous les documents visés à l'article 25 qui ont été déposés auprès d'elle.

Lorsque la demande porte sur l'ensemble des documents déposés, les copies sont délivrés sur cd-rom. Pour un abonnement annuel aux cd-rom précités, le montant de 1500 euros, frais d'encaissement éventuels et taxe sur la valeur ajoutée non compris, est dû à la Banque Nationale de Belgique. Cet abonnement comprend la livraison des cd-rom sur lesquels est reproduit l'ensemble des documents déposés auprès de la Banque Nationale de Belgique pendant l'année civile pour laquelle l'abonnement est souscrit.

Lorsque la demande porte sur un ou plusieurs documents relatifs à des associations ou fondations individuellement désignées, les copies sont délivrées, au choix du demandeur:

1. soit sur papier, imprimées à partir des cd-rom précités. Par feuille imprimée, le montant de 0,25 euro, frais de port, frais d'encaissement éventuels et taxe sur la valeur ajoutée non compris, est dû à la Banque Nationale de Belgique;
2. soit sous forme d'un fichier au format PDF attaché à un message électronique. Par fichier, un montant de 5 euros, frais d'encaissement éventuels et taxe sur la valeur ajoutée non compris, est dû à la Banque Nationale de Belgique.

§ 3. Seules les copies délivrées par la Banque Nationale de Belgique valent comme preuve des documents déposés.

§ 4. La Banque Nationale de Belgique fournit aux greffes des tribunaux de commerce, sans retard et gratuitement, une copie des cd-rom visés au § 2, alinéa 2.

Les greffiers des tribunaux de commerce sont dispensés:

• de verser dans le dossier tenu au nom de l'association ou de la fondation concernée, une copie des documents visés, selon le cas, aux articles 26novies, § 1er, alinéa 2, 5°, 31, § 3, quatrième tiret et 51, § 2, cinquième tiret de la loi du 27 juin 1921 précitée, tels qu'ils figurent sur les cd-rom visés au § 2, alinéa 2;
• de délivrer à l'association ou fondation concernée un accusé de réception desdits documents.

§ 5. En cas de dépôt par voie électronique d'un fichier structuré conformément à l'article 28, § 1er, il en est fait mention sur la copie délivrée.

Les montants des comptes annuels présentés en euro avec deux décimales conformément à l'article 24, alinéa 3, sont arrondis en euro sans décimales sur les copies délivrées par la Banque Nationale de Belgique.

Les sections du modèle de comptes annuels établi par la Banque Nationale de Belgique qui sont sans objet ne sont pas reprises dans les copies délivrées par la Banque Nationale de Belgique lorsque les comptes annuels ont été déposés conformément à l'article 28, § 1er.