§ 1er. Le livre journal unique et le livre central prévus à l’article III.84 du Code de droit économique ou les trois journaux prévus à l’article III.85, § 1er, de ce code ou le livre journal unique prévu à l’article III.85, § 2, de ce code, ainsi que le livre d’inventaire prévu à l’article III.89, § 1er, de ce code, sont tenus d’une manière telle que l’entreprise puisse tenir sa comptabilité conformément aux dispositions légales et réglementaires applicables à la tenue d’une comptabilité, particulièrement en ce qui concerne la continuité matérielle, la régularité et l’irréversibilité.

    § 2. Si les livres visés au § 1er sont tenus au moyen de systèmes informatisés, ces systèmes informatisés sont conçus d’une manière telle que l’entreprise puisse en tout cas tenir sa comptabilité conformément aux dispositions du § 1er.

    § 3. Si les livres visés au § 1er sont tenus de manière manuscrite, ceux-ci peuvent, pour être conformes aux dispositions du § 1er, être tenus au moyen de registres reliés ou brochés comportant la mention imprimée du nombre de pages, pour lesquels il est procédé, avant la première utilisation du livre, au dépôt à un guichet d’entreprises agréé comme prévu à l’article III.61 à III.69 du Code de droit économique, d’un formulaire d’identification fourni par l’imprimeur en même temps que le livre ou le journal et rempli par l’entreprise.

Le formulaire mentionne :

1. la dénomination, ainsi que le numéro qui lui a été attribué par la Banque-Carrefour des Entreprises ;
2. la fonction du livre ou du journal, ainsi que la place qu’il occupe dans sa série ;
3. le nombre de pages du registre, ainsi que le nom et le numéro d’entreprise de l’imprimeur.

Le formulaire d’identification est daté et signé, selon le cas par l’intéressé ou par la personne qui représente la société ou l’organisme à l’égard des tiers.

Ces pièces sont conservées par les guichets d’entreprises agréés conformément à leurs obligations légales et réglementaires en matière d’archivage.

Si le journal auxiliaire unique ou les journaux auxiliaires spécialisés répondent aux conditions prévues à l’article 4, les mouvements totaux enregistrés dans ce ou dans ces journaux auxiliaires ne doivent pas faire l’objet d’une écriture récapitulative dans un livre central, telle que prévue par l’article III.84, alinéas 4 et 5, du Code de droit économique.

Dans le livre journal unique visé à l’article III.85, § 2, alinéa 1er, du Code de droit économique, les opérations se traduisant par des mouvements de disponibilités en espèces ou en comptes sont inscrites sans retard, de manière fidèle et complète et par ordre de date. Le livre journal unique est établi selon le modèle visé à l’annexe 2 du présent arrêté.

Les opérations d’une succursale établie à l’étranger d’une entreprise de droit belge, qui font l’objet dans ce pays d’une inscription dans un système distinct de journaux et de comptes peuvent ne pas être comprises dans l’écriture récapitulative prévue à l’article III.84 du Code de droit économique, lorsque la comptabilité de cette succursale est tenue conformément aux règles ou usages en vigueur dans ce pays étranger, adaptée le cas échéant en vue de l’application de l’alinéa 2.

Les soldes des comptes de cette succursale sont intégrés au moins semestriellement dans la comptabilité centrale de l’entreprise.

Les entreprises sont tenues de conserver leurs livres pendant sept ans à partir du premier janvier de l’année qui suit leur clôture. Le livre journal unique, le livre central prévu à l’article III.84 du Code de droit économique, les trois journaux prévus à l’article III.85, § 1er, de ce code, le livre journal unique prévu à l’article III.85, § 2, de ce code, ainsi que le livre d’inventaire prévu à l’article III.89, § 1er, de ce code, doivent être conservés en original; les autres livres peuvent l’être en original ou en copie.

Le support utilisé pour la conservation des livres visés à l’alinéa 1er doit assurer l’inaltérabilité et l’accessibilité des données qui y sont enregistrées durant toute la durée de conservation prescrite.