§ 1er. Les expéditions des actes authentiques, les doubles ou les originaux des actes sous seing privé et les extraits dont les articles suivants prescrivent le dépôt ou la publication sont déposés au greffe du tribunal de commerce dans le ressort territorial duquel la société a son siège social.

En vue de leur dépôt, ces documents doivent être rédigés dans la langue ou l'une des langues officielles du ressort dans lequel la société a été établie.

Ces documents peuvent, en outre, être traduits et déposés dans une ou plusieurs langues officielles de l'Union européenne.

Les dépôts ultérieurs devront se faire au même greffe.

§ 2. Les pièces déposées sont conservées dans le dossier qui est tenu à ce greffe pour chaque société et les sociétés en question sont inscrites au registre des personnes morales, répertoire de la Banque-Carrefour des Entreprises.

§ 3. Il est donné récépissé du dépôt des documents.

Le Roi détermine les modalités de constitution et de consultation du dossier.

Un extrait de l'acte constitutif est déposé lors de la constitution dans la quinzaine de la date de l'acte définitif.

Sauf pour ce qui concerne la société en nom collectif et la société en commandite simple, les documents suivants sont déposés ... :

1. une expédition de l'acte constitutif authentique ou un double de l'acte constitutif sous seing privé ;
2. une expédition des mandats authentiques ou un original des mandats sous seing privé, annexés à l'acte sous seing privé auquel ils se rapportent.

En cas de dépôt sous forme papier au greffe, le dépôt prévu à l'alinéa 2 se fait en même temps que le dépôt de l'extrait de l'acte constitutif. En cas de dépôt sous forme électronique, le dépôt de ce qui est prévu à l'alinéa 2, 1°, se fait en même temps que le dépôt de l'extrait de l'acte constitutif.

L'alinéa 3 est applicable par analogie pour tout attestation, rapport et autres documents qui doivent être joints aux actes à déposer ou qui doivent être déposés en même temps que ces actes.

L'extrait de l'acte constitutif des sociétés, à l'exception des groupements d'intérêt économique, contient :

1. la forme de la société et sa dénomination sociale ; dans le cas d'une société coopérative, si elle est à responsabilité limitée ou illimitée ; dans le cas prévu au livre X, ces mentions doivent être suivies des mots « à finalité sociale » ;
2. la désignation précise du siège social ;
3. la durée de la société lorsqu'elle n'est pas illimitée ;
4. la désignation précise de l'identité des associés solidaires, des fondateurs et des associés qui n'ont pas encore libéré leur apport ; dans ce dernier cas, l'extrait contient pour chaque associé le montant des valeurs à libérer ;
5. le cas échéant, le montant du capital social ; le montant de la partie libérée ; le montant du capital autorisé ; pour les sociétés en commandite, le montant des valeurs libérées ou à libérer en commandite et pour les sociétés coopératives, le montant de la part fixe du capital ;
6. la manière dont le capital social ou, à défaut, le fonds social est formé ainsi que, le cas échéant, les conclusions du rapport du réviseur d'entreprises concernant les apports en nature ;
7. le début et la fin de chaque exercice social ;
8. les dispositions relatives à la constitution des réserves, à la répartition des bénéfices et du boni résultant de la liquidation de la société ;
9. la désignation des personnes autorisées à administrer et à engager la société, l'étendue de leurs pouvoirs et la manière de les exercer, soit en agissant seules, soit conjointement ou en collège, et dans le cas de la SE ou de la SCE, la désignation des membres du conseil de surveillance, l'étendue de leurs pouvoirs et la manière de les exercer ;
10. le cas échéant la désignation des commissaires ;
11. la désignation précise de l'objet social ;
12. les lieu, jour et heure de l'assemblée générale ordinaire des associés ainsi que les conditions d'admission et d'exercice du droit de vote ;
13. les données essentielles à caractère personnel, les données prévues par le présent Code ainsi que les dispositions pertinentes d'une procuration sous seing privé ou authentique ;
14. l'attestation par le notaire instrumentant du dépôt du capital libéré, conformément aux dispositions du présent Code, avec mention du nom de l'institution auprès de laquelle le dépôt a été effectué.

Les points 11° à 14° ne sont pas applicables aux sociétés en nom collectif et en commandite simple.

Les points 8°, 10° et 12° à 14° ne sont pas applicables aux sociétés agricoles.

Les points 13° et 14° ne sont pas applicables aux sociétés coopératives à responsabilité illimitée.

Le point 14° n'est pas applicable à la société privée à responsabilité limitée starter, visée à l'article 211bis.

L'extrait du contrat constitutif d'un groupement d'intérêt économique contient :

1. la dénomination du groupement d'intérêt économique ; dans le cas prévu au livre X, cette mention doit être suivie des mots « à finalité sociale » ;
2. la désignation précise de l'objet du groupement d'intérêt économique ;
3. les nom, prénoms, le domicile, ou, au cas où il s'agit d'une personne morale, le nom, la forme, l'objet social et le siège social, et, le cas échéant, le numéro d'entreprise de chacun des membres du groupement d'intérêt économique ;
4. la durée pour laquelle le groupement d'intérêt économique est constitué lorsqu'elle n'est pas indéterminée ;
5. la désignation précise du siège du groupement d'intérêt économique ;
6. les conditions de nomination et de révocation du ou des gérants ;
7. la nature et la valeur des apports éventuels, ainsi que les nom, raison commerciale ou dénomination sociale des membres apporteurs ;
8. les lieu et jour de l'assemblée des membres ;
9. le cas échéant, la clause exonérant un nouveau membre du paiement des dettes antérieures à son admission ;
10. le cas échéant, la clause donnant qualité à un ou plusieurs gérants pour représenter le groupement d'intérêt économique seuls, conjointement ou collégialement.

L'extrait des actes des sociétés est signé pour les actes authentiques, par les notaires, et pour les actes sous seing privé, par tous les associés solidaires ou par l'un d'entre eux, investi à cet effet par les autres d'un mandat spécial.

Lors du dépôt de l'extrait de l'acte constitutif, une redevance, dont le montant est fixé par le Roi, est imputée à l'intéressé. Cette redevance reste due, même si, finalement, il n'y a eu aucune constitution de dossier ni aucune publication.

La publication a lieu dans les Annexes du Moniteur belge dans les quinze jours du dépôt, à peine de dommages-intérêts contre les fonctionnaires auxquels l'omission ou le retard serait imputable.

Le Roi désigne les fonctionnaires ou systèmes électroniques qui recevront les actes ou extraits d'actes et détermine la forme et les conditions du dépôt et de la publication.