COMMISSION DES NORMES COMPTABLES

Avis CNC 2020/08 – Possibilité de report de la date de l’assemblée générale ordinaire et du dépôt des comptes annuels (sociétés)

Avis du 8 juillet 2020

  1. Introduction
  2. Approbation des comptes
  3. Dépôt des comptes annuels
  4. Dépôt tardif
  5. Exemple

Introduction

A l’occasion de la parution de l’Arrêté royal n°4 du 9 avril 2020 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie Covid-191 (ci-après: l’AR n° 4), la Commission a souhaité revenir sur certaines dispositions qu’il contient. 

Bien que le champ d’application matériel et personnel de l’AR n°4 soit relativement vaste, la Commission entend limiter le présent avis aux mesures concernant l’approbation et le dépôt des comptes annuels et consolidés des sociétés. Seules les sociétés soumises à l’obligation de dépôt et de publication de leurs comptes sont visées, ce qui exclut les sociétés simples2.

Approbation des comptes

En vertu de l’AR n° 4, l’organe d’administration de la société peut procéder au report à une date ultérieure de l’assemblée générale ordinaire qui doit ou aurait dû être tenue entre le 1er mars  et le 30 juin 2020 en vue de l’approbation des comptes annuels mais qui ne pourra, ou n’a pu, avoir lieu3.

Ce report est également autorisé même si l’assemblée a déjà été convoquée ou aurait dû l’être durant cette période. Dans ce cas, il importe peu que l’assemblée soit ou ait été fixée après le 30 juin 20204. 

S’il est fait usage de cette faculté par l’organe d’administration de la société concernée, le délai de six mois à compter de la date de clôture de l’exercice endéans lequel les comptes annuels doivent être approuvés par l’assemblée générale des actionnaires5 sera prolongé de dix semaines6. Dès lors, la date ultime pour la tenue de cette assemblée est portée au 8 septembre 2020, c’est-à-dire dix semaines après le 30 juin 2020.

Il en va de même pour les comptes consolidés7. La Commission rappelle que ces derniers doivent en effet être mis à disposition des actionnaires de la société consolidante dans les mêmes conditions et dans les mêmes délais que les comptes annuels8.

La Commission constate que les prolongations accordées par l’AR n° 4 sont conformes à la directive comptable unique9 qui exige que les comptes annuels soient publiés dans les 12 mois de la clôture du bilan.

Conformément au libellé de l’article 7, § 3 de l’AR n° 4, les assemblées générales suivantes ne peuvent pas être reportées à une date ultérieure :

  • les assemblées convoquées lorsque l’actif net de la société risque de devenir ou est devenu négatif10 ;
  • les assemblées convoquées par ou à la demande du commissaire ;
  • les assemblées convoquées à la demande d’actionnaires conformément aux dispositions du Code des sociétés et des associations.

Ces assemblées peuvent néanmoins se tenir selon les modalités prévues à l’article 6 AR n° 4.

Dans ce contexte, la Commission estime qu'il convient d’attirer l’attention sur l'article 2:52 du CSA, qui dispose explicitement que lorsque des faits graves et concordants sont susceptibles de compromettre la continuité de l'entreprise, l'organe d'administration est tenu de délibérer sur les mesures qui devraient être prises pour assurer la continuité de l'activité économique pendant une période minimale de douze mois.

Dépôt des comptes annuels

Le report de l’assemblée générale entraîne le report du délai de 30 jours suivant la date de l’approbation  des comptes annuels par l’assemblée générale endéans lesquels ces derniers doivent être déposés à la Banque nationale de Belgique (ci-après : BNB)11.

De plus, le délai maximal de sept mois à partir de la date de clôture de l’exercice endéans lequel le dépôt des comptes annuels doit avoir lieu à la Banque nationale de Belgique (ci-après : BNB) ainsi que celui de tous les autres documents qui doivent être déposés en même temps que lesdits comptes12,13,14, en l’absence d’assemblée générale est également prolongé de dix semaines, ce qui porte la date ultime de dépôt au 9 octobre 202015 pour les sociétés dont la comptabilité est tenue par année civile.

Dépôt tardif

La Commission tient par ailleurs à souligner que ces mesures de report ont un impact sur la responsabilité de l’organe d’administration de la société en cas de soumission tardive des comptes annuels16 à l’assemblée générale, ou de dépôt tardif desdits comptes17 et des documents qui doivent y être joints18. En effet, pareille responsabilité étant liée au dépassement des délais de six mois prévus à l’article 3:1, § 1er alinéa 2 CSA ou de sept mois après la clôture de l’exercice social prévu aux article 3:10 alinéa 2 et articles 3:12, § 1er CSA, elle ne pourra être invoquée qu’à l’expiration de la prolongation de ces délais.

De plus, en raison des prolongations accordées pour le dépôt des comptes annuels, la contribution destinée à sanctionner les dépôts tardifs, visée aux alinéas 3 à 6 de l’article 3:13, CSA, ne sera due, sauf cas de force majeure, qu’à partir du 10 novembre 202019 pour les comptes clôturés au 31 décembre 2019.

Exemple

Prenons, à titre d’exemple, le cas d’une société dont la clôture de l’exercice est fixée au 31 décembre. L’assemblée générale ordinaire portant sur l’approbation des comptes de l’année 2019 devrait normalement avoir lieu, en vertu de ses statuts, le 20 juin 2020. Les administrateurs de la société seront tenus de déposer les comptes annuels à la BNB trente jours après leur approbation, c’est-à-dire le 20 juillet 2020. Vu les prolongations prévues par l’AR n°4, les comptes seront soumis à l’approbation de l’assemblée générale au plus tard lors de l’assemblée générale ordinaire du 8 septembre 2020 (soit dix  semaines après l’échéance du délai de six mois pour l’approbation des comptes fixée par l’article 3:1 § 1er, alinéa 2, CSA) tandis que la date limite de dépôt des comptes à la BNB sera reportée au 8 octobre 2020 (soit 30 jours après la date de l’assemblée générale si cette dernière a été reportée au 8 septembre) ou au 9 octobre 2020 (soit 7 mois après la date de clôture de l’exercice comptable au 31 décembre 2019 + dix semaines). La contribution pour dépôt tardif sera, quant à elle, due à partir du 10 novembre 2020. Toutefois, si les comptes annuels devaient être approuvés lors d'une assemblée générale convoquée par l'organe d’administration le 20 août 2020, ces comptes annuels doivent être déposés au plus tard le 19 septembre 2020.

  • 1M.B., 9 avril 2020.
  • 2Les associations et fondations auxquelles s’adresse également l’AR n° 4 font l’objet d’un avis distinct.
  • 3Art. 4, alinéa 1er, de l’arrêté royal n° 4 tel que modifié par l’article 2 de l’Arrêté royal du 28 avril 2020 prolongeant les mesures prises avec l'Arrêté royal n° 4 du 9 avril 2020 portant des dispositions diverses en matière de copropriété et de droit des sociétés et des associations dans le cadre de la lutte contre la pandémie COVID-19, M.B., 28 avril 2020. Voy. également le commentaire de cet article dans le Rapport au roi.
  • 4Art. 4, alinéa 2, et art. 9 de l’AR n° 4.
  • 5Art. 3:1, § 1er, alinéa 2, CSA.
  • 6Art. 7, § 2, alinéa 1er, 1° l’ AR n° 4.
  • 7Ibidem.
  • 8Art. 3:35, alinéa 1er, CSA.
  • 9Voy. l’art. 30, § 1er, de la Directive 2013/34/UE du Parlement européen et du Conseil du 26 juin 2013 relative aux états financiers annuels, aux états financiers consolidés et aux rapports y afférents de certaines formes d'entreprises modifiant la directive 2006/43/CE du Parlement européen et du Conseil et abrogeant les directives 78/660/CEE et 83/349/CEE du Conseil, J.O.U.E, L. 182/19 du 29 juin 2013. Cet article dispose que « Les États membres veillent à ce que les entreprises publient, dans un délai raisonnable ne dépassant pas 12 mois après la date de clôture du bilan, les états financiers annuels régulièrement approuvés et le rapport de gestion, accompagnés de l'avis du contrôleur légal des comptes ou du cabinet d'audit visé à l'article 34 de la présente directive, selon les modalités prévues par la législation de chaque État membre conformément au chapitre 2 de la directive 2009/101/CE ».
  • 10A cet égard, le Rapport au Roi dispose que « Ce report n'est pas autorisé en cas d'application de la procédure de la sonnette d'alarme si l'actif net est négatif ou menace de le devenir (…). Seules sont visées les situations dans lesquelles l'actif net de la société est négatif ou menace de le devenir, dans la mesure où l'on souhaite laisser une marge suffisante aux sociétés qui font face à des difficultés financières passagères en raison de la pandémie de Covid-19. Le Conseil d'Etat n'est pas suivi sur ce point. » Voy. également l’avis du Conseil d’Etat : « Le paragraphe 3 [de l’article 7 de l’arrêté royal n°4] , alinéa 1er, devrait viser tous les cas dans lesquels la convocation d'une assemblée générale (autre qu'une assemblée générale ordinaire) est obligatoire, notamment les cas visés aux articles 5:153, § 2, 6:119, § 2, et 7:228 du Code des sociétés et des associations, qui ne sont pas, ou pas complètement, inclus dans l'expression « lorsque l'actif net de la société risque de devenir ou est devenu négatif » utilisée dans le projet ».
  • 11Art. 3:10, alinéa 2, CSA.
  • 12Parmi ceux-ci, on retrouve notamment le rapport de gestion, le rapport du commissaire, la liste des sociétés dans lesquelles la société détient une participation répondant à la définition de l’art. 1:22, CSA, le bilan social et un rapport de rémunération (cf. art. 3:12, § 1er, 1° à 10°, CSA).
  • 13Art. 3:10, alinéa 2, CSA et 3:12, § 1er CSA.
  • 14Il en va de même pour les sociétés à responsabilité limitée, les sociétés coopératives, les sociétés anonymes, les sociétés européennes ou les sociétés coopératives européennes en liquidation en application de l'art. 2:99, § 2, CSA. Ceci vaut également pour l'obligation d'exemption de sous-consolidation qui s’applique aux comptes annuels consolidés clôturés à un autre moment que les comptes annuels de la société consolidante pour tenir compte de la date de clôture de la plupart ou de la plus importante des sociétés incluses dans la consolidation, telle que déterminée par l'art. 3:35, §2, in fine, CSA.
  • 15Soit 10 semaines après le 31 juillet 2020 (= 31 décembre 2019 + 7 mois).
  • 16Art. 3:1, § 1er, alinéa 3, CSA.
  • 17Art. 3:10, alinéa 3, CSA.
  • 18Art. 3:12, §3, CSA.
  • 19La contribution pour dépôt tardif prend effet à partir du neuvième mois. Pour les comptes annuels clôturés au 31 décembre 2019, elle aurait donc dû être payée à partir du 1er septembre 2020 (soit 7 mois après la clôture de l’exercice social + 1 mois (art. 3:13, 3ème alinéa, CSA)). Si on reporte cette date de dix semaines, la contribution sera effective en cas de dépôt effectué à partir du 10 novembre 2020.