COMMISSION DES NORMES COMPTABLES

Avis CNC 2009/4 - Le modèle de livre comptable unique visé par l’article 2 de l’arrêté royal du 26 juin 2003 relatif à la comptabilité simplifiée de certaines ASBL, fondations et AISBL

Avis du 11 février 2009
 

INTRODUCTION

L’arrêté royal du 15 septembre 2006 modifiant l’arrêté royal du 26 juin 2003 relatif à la comptabilité simplifiée de certaines associations sans but lucratif, fondations et associations internationales sans but lucratif a supprimé le mot « minimum » à l’article 2 et à l’annexe A de l’arrêté. Il a également modifié l’article 3 de l’arrêté en permettant l’usage de systèmes informatisés pour la tenue du livre comptable unique, pour autant que l’inaltérabilité et l’accessibilité des données qui y sont enregistrées est assurée durant 10 ans. L’on relèvera que le mot « minimum » n’a pas été omis aux articles 121 et 132, ni aux annexes B et C de l’arrêté.

Les questions ont été posées de savoir, d’une part, si la suppression à l’article 2 et à l’annexe A du mot « minimum » était contradictoire avec son maintien aux articles 12 et 13 et aux annexes B et C et, d’autre part, si l’utilisation d’un tableur Excel était permise pour la tenue du livre comptable unique. 

SUPPRESSION DU MOT « MINIMUM » DE L’ARTICLE 2 ET DE L’ANNEXE A DE L’ARRETE

Il résulte des modifications introduites par l’arrêté royal du 15 septembre 2006 précité que « les opérations se traduisant par des mouvements de disponibilités en espèces ou en comptes sont inscrites sans retard, de manière fidèle et complète et par ordre de date, dans un livre comptable unique établi selon le modèle figurant en annexe A au présent arrêté » (article 2 de l’arrêté royal du 26 juin 2003), sans que ce modèle ne soit plus qualifié de « minimum ». 

Cette modification répond à des demandes concrètes soulevées au sujet de la présentation et de la structure de ce livre comptable unique. Auparavant, l’utilisation du mot « minimum » restreignait les possibilités d’adaptation du modèle de livre comptable unique présenté en annexe A de l’arrêté en vue de le faire correspondre aux besoins de l’association en ne permettant qu’une complexification de celui-ci. Or de nombreuses associations de petites tailles n’utilisent que partiellement ce modèle, plusieurs colonnes ne présentant aucun intérêt pour la tenue de la comptabilité des associations concernées. 

L’omission du mot « minimum » à l’article 2 et à l’annexe A de l’arrêté offre, de l’avis de la Commission, d’avantage de flexibilité en permettant, non seulement une complexification, mais également une simplification du livre comptable unique, telle, par exemple, la suppression des colonnes qui ne présentent aucun intérêt pour la tenue de la comptabilité des associations concernées.

Cette modification est, au surplus, conforme au rapport au Roi précédant l’arrêté royal du 26 juin 2003 précité. En effet, ce dernier expose que ce livre comptable unique « pourra, et devra dans bien des cas, être adapté afin que la comptabilité soit appropriée à la nature et à l’étendue des activités de l’association ou de la fondation », pourvu que le livre se limite à « enregistrer des opérations se traduisant par des mouvements de disponibilités en espèces ou en comptes et respecte ainsi le principe de base fixé pour ces associations et fondations ». La modification introduite par l’arrêté du 15 septembre 2006 est donc bien conforme à l’esprit de l’arrêté royal du 26 juin 2003.

Quant au maintien du mot « minimum » dans les articles 12 et 13, ainsi que dans les annexes B et C de l’arrêté, il se justifie par la nature spécifique de l’état des recettes et des dépenses (annexe B de l’arrêté) et de l’annexe, dont l’état du patrimoine fait partie (annexe C de l’arrêté). Ces derniers forment les comptes annuels qui disposent d’une finalité différente que le livre comptable unique. Les premiers font en effet l’objet d’une publicité de la part des associations et fondations concernées. Le maintien du mot « minimum » poursuit l’objectif de fournir des comptes annuels pertinents, fiables et comparables. Le fait que certaines rubriques des comptes annuels puissent rester vides ne doit pas conduire à leur suppression, car cette information, en elle-même, est pertinente pour le lecteur de ces états financiers.

De l’avis de la Commission, il n’y a donc aucune contradiction dans le fait que le mot « minimum » soit omis à l’article 2 (et à l’annexe A) de l’arrêté du 26 juin 2003 et maintenu dans ses articles 12 et 13 (et ses annexes B et C).

TENUE DU LIVRE COMPTABLE UNIQUE AU MOYEN DE SYSTEMES INFORMATISES

L’arrêté royal du 15 septembre 2006 modifiant l’arrêté royal du 26 juin 2003 relatif à la comptabilité simplifiée de certaines associations sans but lucratif, associations internationales sans but lucratif et fondations a adapté l’article 3 de l’arrêté pour permettre la tenue du livre comptable unique au moyen de systèmes informatisés, à la condition que le support utilisé pour la conservation du livre comptable assure l’inaltérabilité et l’accessibilité des données qui y sont enregistrées durant la durée de conservation prescrite, à savoir 10 ans.

Cette possibilité s’offre déjà aux entreprises depuis de très nombreuses années.
Quant à la tenue du livre comptable unique, le rapport au Roi précédant l’arrêté royal du 26 juin 2003 précité expose que « l’exigence d’un livre coté et signé ne s’oppose pas à ce que la comptabilité soit tenue à l’aide d’un tableur ou d’un logiciel de comptabilité de caisse (…) ». 

La Commission est cependant d’avis que la question du choix du support relève exclusivement de la responsabilité de l’organe d’administration, qui devra apprécier le respect des conditions de l’article 3, §4 de l’arrêté. 

  • 1. L’article 12 de l’arrêté est relatif à l’état des recettes et des dépenses.
  • 2. L’article 13 est relatif à l’annexe comprenant notamment l’état du patrimoine.