Avis CNC 6-1 - La  conservation  des  pièces  justificatives

L'article  6,  alinéa  4,  de  la  loi  du  17  juillet  1975  dispose,  entre  autres,  que  les  pièces justificatives  doivent  être  conservées,  en  original  ou  en  copie,  durant  dix  ans.  Ce  délai est réduit  à  trois  ans  pour  les  pièces  qui  ne  sont  pas  appelées  à  faire  preuve  à  l'égard  de tiers.   

Les  travaux  préparatoires  à  la  loi  comptable  (cf.  notamment  le  Rapport  des  Commissions mixtes  de  la  Justice  et  des  Affaires  économiques)  font  apparaître  que  cet  alinéa  n'a  pas fait  l'objet  d'un  commentaire  particulier  sauf  en  ce  qui  concerne  la  conservation  des pièces  justificatives  sous  forme  de  copies  (et  notamment  sur  microfilms).   

La  Commission  est  d'avis  qu'en  utilisant  les  termes  «les  pièces  qui  ne  sont  pas  appelées à  faire  preuve  à  l'égard  de  tiers»,  le  législateur  a  visé  les  pièces  qui  ne  traduisent  pas l'existence  de  relations  directes  avec  des  tiers.   

A  cet  égard,  la  Commission  tient  à  souligner  que  cette  disposition  impose  seulement  une obligation  minimale  en  matière  du  délai  de  conservation  des  pièces  justificatives.  Dans  le chef  des  entreprises,  elle  n'enlève  rien  à  la  nécessité  de  développer  une  politique d'archivage  appropriée  aux  besoins  de  leur  activité.   

Il  appartient  donc  à  chaque  entreprise  individuelle  de  décider  si  la  conservation  des pièces  justificatives  en  question  sera  prolongée  au‐delà  du  délai  légal  de  conservation,  en fonction  de  leur  importance  essentielle  en  cas  de  litige  ou  d'autres  procédures.